Adjointe administrative - Soutien de projet

Sous la supervision du Vice-Président Opérations, l’adjointe administrative sera appelée à soutenir l’équipe des chargés de projet dans leurs tâches en assurant le suivi des dossiers administratifs des différents chantiers en cours et à venir.

Tâches et responsabilités

• Soumissions: effectuer le décompte des quantités au plan, faire les demandes de prix aux  fournisseurs et sous-traitants, préparation des documents de conformité et des documents de soumission
• Feuilles de temps employés: tri et vérification des punchs électroniques, compléter les feuilles de temps et faire le sommaire de paie;
• Personne ressource CCQ: suivi des cartes de compétences des employés, effectuer les mouvements de main d’oeuvre, compléter les demandes de nouvelles cartes de compétences, se familiariser avec les conventions collectives des secteurs et des métiers concernés;
• Personne ressource CSST: être la personne contact pour la mutuelle de prévention afin de compléter le renouvellement du programme de prévention et les dossiers de réclamations des employés lors d’accident de travail. Faire le suivi des trousses de premiers soins, des secouristes ainsi que des éléments de sécurité au bureau (extincteur, détecteurs de fumée, affichage);
• Projets: effectuer la création des projets sur les diverses plateformes, faire le suivi de l’émission des PO et ordres de changement, préparer les documents de conformité en début et fin de projet, faire le suivi des dessins d’atelier et des fiches techniques, effectuer la dénonciation des projets, faire le suivi des demandes de paiements incluant l’émission des quittances aux clients ainsi qu’effectuer les demandes de cautionnement auprès de l’assureur;

Profil recherché

• Formation: DEC en administration, en bureautique ou toute autre formation pertinente
• Expérience: 3 à 5 ans dans le domaine de la construction (un atout)
• Connaissance de la suite MS Office
• Excellent maîtrise du français et anglais fonctionnel
• Polyvalence, organisation, débrouillardise, autonomie
• Connaissance des conventions collectives de la CCQ (atout)