Adjoint(e) au président

Vinci Consultants est une firme d'ingénierie civile spécialisée dans les projets verts et de développement durable, donc qui respectent l'environnement dans tous ses aspects. Nous comptons parmi les leaders de cette discipline. L'originalité, la passion et la diversité culturelle de l’équipe fait de Vinci Consultants un acteur engagé dans le développement durable au Québec.

Dans le cadre de vos fonctions, vous devrez être très flexible afin d’effectuer des tâches d’administration, de secrétariat et de comptabilité, notamment :

Administration / Secrétariat

• Gestion des courriels, de l'agenda et des tâches à effectuer
• Prise de notes
• Mise à jour des listes consolidées (offres de services, projets, développement des affaires)
• Diverses demandes du président et du personnel et autres tâches de coordination
• Offres de services
• Impression, reliure et envoi de livrables
• Archivage/fermeture de dossiers
• Faire inventaire / Commander / Réception et classement des items
• Classement
• Rédiger et faire appliquer les notes de service
• Diverses tâches administratives et de secrétariat (correction, mise en page, traduction, correspondance
• Impression et reliures de documents

Ressources humaines

• Coordination des demandes informatiques (T.I. externe)
• Classer les dossiers d'employés et tenir à jour
• Tenir à jour lors de prise de congé, journées maladie et diverses demandes
• Inscription aux assurances collectives et autre

Administration / Comptabilité

• Faire et envoyer les factures
• Tenir à jour le suivi de facturation
• Se tenir informée des livrables et prévisions
• Tenir à jour les dossiers administratifs de projets
• Faire le suivi des paiements
• Faire des rappels aux factures en retard
• Analyser les budgets vs heures (dépenses)
• Recueillir les factures
• Faire approuver puis préparer les paiements
• Compte de dépenses

Qualité indispensable pour accomplir ces tâches :

Connaissance du milieu (ingénierie), à l'aise à travailler sous pression, très flexible, très proactive, bon sens d'initiative, apprend vite, connaissance du fonctionnement d'un bureau d'ingénieurs (très bon atout), excellent français, connaissance intermédiaire de la suite office, débrouillard