Adjoint.e aux communications et à l'administration

Nous sommes à la recherche d'un.e Adjoint.e aux communications et à l'admnistration. Vous serez appelé.e à collaborer avec les associés, les concepteurs et consultants afin d'assurer le support logistique d’administration et de gestion du bureau de Montréal et aux processus de développement des affaires. 

La personne recherchée possède une formation académique (AEC, DEP ou autre) en bureautique ou toute combinaison de formation et d'expérience pertinente. Vous êtes très familier.ère avec les logiciels de bureautique. De l'expérience dans un bureau d'ingénieurs ou d'architectes serait un atout. Vous êtes obligatoirement bilingue en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.

Il s’agit d’un remplacement d'une durée d'un an pour un remplacement de congé de maternité qui se terminera le 11 septembre 2023. Le poste est à temps plein à raison de 37,5 heures par semaines.

Au sein de l’équipe, vous serez appelé.e à :

• Assurer les communications à l'interne et à l'externe ;
• Correspondance de marketing et de développement des affaires ;
• Recherches sur internet et sur les sites d'appel d'offres public ;
• Participer à la rédaction d'offres de services ;
• Maintenir à jour la base de données de projets, l'imagerie, les contacts et les offres de services ;
• Assurer le classement des documents administratifs ;
• Correction, traduction et mise en page des documents émis (offres de services, devis techniques, narratifs, etc.)
• Facturation ;
• Gestion des comptes payables ;
• Gestion de la paie et soutien aux ressources humaines ;
• Support logistique et administratif du bureau ;
• Organisation logistique des voyages d'affaires (réservations de vols, hôtel, location de véhicule, etc.) ;
• Mise à jour du contenu du site internet.

Qualifications et compétences

• Habiletés de communication écrite et orale tant en français qu’en anglais ;
• Connaissance approfondie des logiciels de bureau en environnement Windows (Word, PowerPoint, Excel, Acrobat, etc.) ;
• Grande compétence en rédaction et excellent esprit de synthèse ;
• Souci du détail et rigueur des chiffres ;
• Curiosité et intérêt à développer de nouveaux apprentissages et compétences ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois ;
• Maîtrise des compétences informatiques ;
• Sens de l’organisation et excellentes méthodes de travail.