Adjoint·e aux directions

Données concernant l’emploi

Date limite pour postuler : 12 juin 2022

Début de l’emploi : 4 juillet 2022 (à discuter)

Lieu de l’emploi : Espace de travail à Montréal / Tiohtià:ke (télétravail occasionnel)

Contrat temporaire : 35 h/semaine                                                                                         

Durée : 30 semaines

Conditions d’emploi : Majoration du salaire minimum à 18 $/h (subvention Emploi-Québec)

Autres avantages : Politique des conditions de travail présentée aux candidat·e·s présélectionné·e·s

Présentation de la Machinerie des arts

La Machinerie est un organisme dédié au milieu des arts de la scène qui mutualise des ressources et partage des expertises avec une approche diversifiée, personnalisée et inclusive. Par l’entremise de sa communauté de praticien·ne·s, la Machinerie consolide et fait rayonner les aspirations artistiques et culturelles des créateur·rice·s de Montréal.

La Machinerie est un organisme de service qui offre autant de l’accompagnement à moyen et long terme, du service-conseil, des ateliers et formations personnalisées et plus de 250 outils de gestion concrets et pratiques. Elle mobilise un bassin d’environ 150 ressources spécialisées qui peuvent être amenés à soutenir les artistes pour des collaborations ponctuelles ; en complémentarité avec les six membres de l’équipe de la Machinerie.

Description du poste

Le poste d’Adjoint·e aux directions consiste à assurer le bon déroulement des services et des activités en complément des actions, notamment la direction générale (Rachel Billet), la direction des services (Morgane de Bellefeuille) et la direction des activités (Ingrid Vallus) et les autres membres de de l’équipe. Il comprend du soutien administratif et comptable, d’assurer la permanence estivale, de l’aide à la logistique numérique ainsi que l’accueil de nos invité·e·s dans notre espace physique. 

Accueil, activités et services (50 %)

• Accompagner un·e membre de l’équipe dans les Rencontres d’orientation et faire le suivi des rencontres auprès des artistes ;
• Assurer la gestion au quotidien de la confirmation des rencontres, de la réservation des salles et de l’utilisation du compte zoom pour la visioconférence ;
• Faire le suivi des demandes de soutien durant les congés estivaux des membres de l’équipe ;
• Assurer la logistique de toutes nos activités en présentiel (préparation de la salle, collation, etc.) ;
• Envoyer les rappels aux participant·e·s des activités et envoyer la documentation et les sondages de rétroactions après les évènements ;
• Coordonner des projets spéciaux occasionnels à la rentrée culturelle ;
• Coordonner le maintien et l’amélioration des outils en collaboration avec ses collègues ;
• Rédiger des rapports annuels et bilans trimestriels des services et des activités ;
• Autres tâches connexes en lien avec l’accueil, la gestion des services et l’accueil des activités.

Soutien administratif (50 %)

• Produire les factures des services, faire le suivi des encaissements (Accès D, Eventbrite, PayPal), suivre les paiements (base de données) et faire les rappels de paiements au besoin ;
• Assurer le suivi du paiement des intervenant·e·s (réception facture et spécimen) ;
•  Faire les achats de bureau pour les réunions et activités ainsi que les fournitures de base ;
•  Faire le suivi des dons et préparer les remerciements et autres attentions.

Description du profil recherché

Le·la adjoint·e aux directions est une personne professionnelle, enthousiaste, structurée et capable d’entretenir des relations professionnelles de qualité avec des interlocuteur·rice·s provenant des divers secteurs artistiques.

• Il·elle répond également aux exigences suivantes :
• Une grande capacité d’organisation du travail et de l’entregent relationnel ;
• Bonne littératie numérique (habileté avec la suite Google (Drive, Agenda, Slide), le gestionnaire de tâches Meistertask, la base de données Airtable et les logiciels Excel et Word) [1] ;
• Études en gestion des arts, en gestion de projets ou l’équivalent et/ou un profil artistique en cours de professionnalisation ;
• Intérêt pour travailler dans une organisation qui tend vers le bilinguisme[2] ;
• Une pleine adhésion aux engagements d’inclusion et d’accessibilité de la Machinerie ;
• Une motivation à œuvrer dans le secteur des arts vivants dans un organisme culturel innovateur ;
• Un intérêt pour travailler au service d’une communauté de praticien·ne en arts vivants ;

Les candidat·e·s intéressé·e·s devront être éligibles au programme de subvention salariale d’Emploi-Québec et faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à la direction générale d’ici le dimanche 12 juin 2022. Consultez nos mesures d’inclusivité[3]. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

[1] La connaissance de tous ces outils numériques n’est pas nécessaire puisqu’une formation est prévue à l’arrivée en poste.

[2] La Machinerie s’engage à adapter la nature de l’emploi aux personnes allophones (dont la langue maternelle n’est ni le français ni l’anglais) pour favoriser leur intégration et soutenir leur progression linguistique vers les deux langues de travail de la Machinerie (le français et l’anglais). 

[3] La Machinerie encourage les candidatures de PANDC (Personnes autochtones, noir·e·s et de couleurs), de nouveaux·elles arrivant·e·s et des personnes issues d’autres formes de diversité (corporelle, genre, etc.). Pour ce faire, elle adaptera ses critères de sélection par principe d’équité. Enfin, la Machinerie s’engage à être à l’écoute des besoins d’un·e candidat·e qui aurait des besoins spécifiques en matière d’accessibilité.