Adjoint(e) aux finances et à l'administration

NATURE DU MANDAT

Sous la supervision de la direction générale et en accord avec les statuts, les règlements, les politiques et le mandat de l’organisme, le/la titulaire du poste assume les tâches de comptabilité de l’organisme ainsi que des tâches administratives selon le plan stratégique de l’organisme.

RÉSULTATS ATTENDUS

• La planification, l'organisation, l’exécution et le contrôle des opérations comptables et financières de l'organisation.
• L'administration efficace et diligente des dossiers administratifs.
• Un soutien efficace à la direction générale et aux autres membres de l'équipe dans l'atteinte des objectifs fixés par l'organisation.
• L’atteinte des indicateurs de succès identifiés dans le plan stratégique pour les tâches liées au poste.

APERÇU DES RESPONSABILITÉS

• Appui administratif et financier
• Tenir à jour le système de comptabilité (Simple comptable).
• Comptes payables - traiter les demandes de chèques et les rapports de dépenses; concilier les comptes, classer les factures, les chèques et les rapports de dépenses de manière à maintenir efficacement un classement ordonné et exact; saisir les données financières.
• Effectuer la tenue de livres de l’organisme, incluant la gestion des comptes payables et recevables, la gestion de la paye, des déductions à la source et des avantages sociaux.
• Appuyer la direction générale dans l’élaboration des budgets et de la préparation des demandes de financement et des rapports destinés aux bailleurs de fonds.
• Préparer les états financiers et les autres rapports d'analyses nécessaires à la bonne gestion financière et comptable de l'organisation. S'assurer de l'exactitude des informations et des rapports, ainsi que de leur conformité aux principes comptables généralement reconnus.
• Effectuer l'achat et le contrôle d'inventaire de l'équipement et des fournitures de bureau nécessaires à la bonne marche des opérations de l'organisation.
• Assurer des suivis quant à la gestion des contrats avec certains des fournisseurs.
• Préparer toute la documentation nécessaire pour assurer le bon déroulement de l’audit annuel.
• Assurer la bonne tenue et l’archivage des dossiers administratifs et comptables.
• Assurer les suivis quant à la signature des chèques.
• S’occuper des dépôts bancaires et de la conciliation des comptes, de l’encaisse, ainsi que les prélèvements par Visa.
• S’occuper des activités de soutien
• Appuyer l’équipe avec des besoins logistiques, au besoin.
• Appuyer la direction générale dans l’évaluation continue des résultats des activités et projets de l’organisation, dans la préparation et la publication du rapport annuel et dans les travaux reliés à la gouvernance de l’organisme.
• Appuyer les autres membres de l’équipe dans l’administration de leurs programmes et activités.
• Rédiger des correspondances et des comptes rendus de rencontres.

TÂCHES CONNEXES

• Participer à différents événements publics, marchés du spectacle, foires, conférences ou autres activités de réseautage, au besoin.
• Assurer la mesure des résultats, la collecte de statistiques et l’évaluation continue de toutes les responsabilités liées au poste, de concert avec la direction générale.
• Accomplir toute autre tâche connexe que lui confie la direction générale.

CONNAISSANCES ET HABILETÉS

• Connaissance approfondie de Simple comptable, de la tenue de livre, de la comptabilité et de la planification financière.
• Sens développé du service à la clientèle.
• Bonne connaissance du fonctionnement des organismes à but non lucratif.
• Bonne connaissance des procédures de mesure des résultats et d’évaluation.
• Connaissance du milieu gouvernemental (secteur municipal, provincial et fédéral).
• Connaissance du milieu culturel Ontarien.
• Habileté à communiquer et à transiger efficacement avec des intervenants de différents milieux et de différentes cultures.
• Maîtrise de la langue française à l’écrit et à l’oral ; bonne connaissance de l'anglais. Capacité de rédaction approfondie.
• Sens développé de l'organisation ; capacité d'identifier et d'établir ses priorités.
• Esprit d'initiative.
• Fais preuve de discrétion et de méticulosité.
• Esprit de conceptualisation et d'analyse.
• Connaissance de Beanstream et de D.E. Systems
• Capacité de travailler sous pression et en équipe.
• Connaissance de Windows, MS Office, SAGE-Simple comptable et aisance avec différentes bases de données (spécifiquement Filemaker).

FORMATION ET EXPÉRIENCE

• Un diplôme d'études post secondaire en administration, en comptabilité ou dans un domaine connexe ou toute combinaison de diplôme et d'expérience jugée pertinente.
• Trois (3) années d'expérience pertinentes à la fonction.
• Une expérience concrète dans le milieu culturel ou dans le milieu des organismes à but non-lucratif est un atout.