Adjointe de direction

Nous sommes à la recherche d’une adjointe administrative de direction dont sa responsabilité principale sera d’organiser et de réaliser l’ensemble des activités relatives de secrétariat et de soutien administratif de l’entreprise.

Lieu de travail:

Les bureaux du client sont à Sainte-Foy

Responsabilités:

• Assurer les concordances des agendas de l’équipe de direction et plus spécifiquement celui du président-directeur général;
• Assurer l’organisation des réunions et de la préparation des dossiers des:
• Conseil d’administration
• Comité exécutif
• Autres comités
• Assister au comité de direction, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi;
• Voir à l’accueil de visiteurs et d’invités;
• Effectuer les tâches de secrétariat (correspondance, traduction (un atout), organisations de réunions, réservations de salles et de repas lorsque requis);
• Faire la gestion du courrier et s’il y a lieu des appels téléphoniques et des courriels;
• Gérer les documents administratifs, le système de classement à partir d’un logiciel interne et les archives de la compagnie;
• Gérer la salle de repos à la disposition des membres de l’équipe;
• Gérer l’inventaire des fournitures de bureau, placer les commandes, etc.;
•  Colliger les articles de presse concernant la Société et préparer la revue de presse;
• Corriger et mettre en forme différents documents sur demande;
• Produire les comptes de dépense du président-directeur général
• Effectuer diverses tâches selon les besoins des différents directeurs;
• Procéder à l’ouverture et aux changements de phases de projets dans la base de données sur les projets;
• Gérer la liste de contacts et la liste d’envoi des nouvelles de l’entreprise et procéder à l’envoi des nouvelles.

Compétences recherchées:

• Doit posséder un français excellent, tant parlé qu’écrit et une connaissance fonctionnelle de l’anglais parlé et écrit;
• Doit maîtriser parfaitement l’environnement Windows et Microsoft Office et tout particulièrement WORD, Excel, Outlook et PowerPoint et avoir une connaissance opérationnelle de Access;
• Doit avoir une facilité avec l’informatique (entre autres, convertir des documents en PDF, être en mesure de mettre à jour le site Web de l’entreprise avec WordPress sera considéré comme un atout);
• Doit être professionnelle, dynamique, rigoureuse, avoir de l’initiative, un bon jugement, le souci du détail, de l’autonomie, de la discrétion,de la maturité, de la fierté dans la réalisation de son travail et le respect de la confidentialité;
• Bonne gestion du temps et aptitude à gérer de multiples tâches simultanément;
• Aptitude pour le travail de groupe et avec divers membres d’une équipe selon les besoins;
• Scolarité : Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou équivalent;
• Expérience : environ dix années d’expérience.

Autres précisions :

Horaire de travail : 8 h 30 à 12 h 00 et 13 h 30 à 17 h 00 (possibilité de flexibilité)

Nombre d’heures / semaine : environ 28 heures (4 jours)

(diminution légère des heures durant l’été)

Stationnement : gratuit

Rémunération :

Le poste est à titre de travailleurs autonome (heure faite = heure payée). Possibilité à titre d’employé dans quelques mois.

Si vous êtes intéressé, veuillez transmettre votre curriculum vitae en format Word