Adjointe de direction

Rôle et fonctions

• Supporter le directeur principal dans la gestion des affaires du cabinet
• Supporter les gestionnaires de comptes et les courtiers exécutifs dans leurs processus d’affaires

Description du poste

Tâches liées au support du directeur principal (DP)

• Coordination de l’agenda du directeur principal (DP)
• Répondre aux appels du DP lorsqu’il est non-disponible
• Coordination des comptes à recevoir
• Gestion des dépôts de primes payées
• Support au DP dans l’analyse et la préparation budgétaire
• Coordination et préparation des rencontres mensuelles du DP avec les GC
• Préparation de la liste de signalements du DP
• Organisation de la logistique et préparation des appels du DP suivant les renouvellements
• Gestion proactive de la logistique administrative du bureau (nouveaux employés, vacances, comptes de dépenses, événements spéciaux,5 à 7, etc.)
• Suivi des formations offertes par les assureurs pour les employés
• Organisation des rencontres du DP avec les membres du comité stratégique
• Gestion/consolidation de la liste des clients potentiels
• Préparation des présentations power point du DP pour les rencontres trimestrielles du bureau
• Rédaction de lettres, correspondances et mémos divers

Tâches liées à la mise à jour de dossiers

• Effectuer la mise à jour des dossiers clients et autres documents nécessaires selon instructions du CE
• Ouverture des dossiers clients et saisie de données dans les divers systèmes d’exploitation du cabinet
• Inscrire des notes aux dossiers
• Effectuer des mises en attente et en faire le suivi
• Produire et effectuer le suivi des plans de financement.

Tâches liées à l’émission de documents

• Émettre des certificats d’assurance
• Émettre les projets d’assurance et notes de couvertures
• Rédiger des lettres
• Monter les cartables, pochettes et autres documents de présentation aux clients

Tâches diverses

• Produire certaines listes, tableaux ou rapports divers sur demande
• Effectuer la facturation
• Saisir les données des dossiers clients dans le système Lincq (Northbridge)
• Émettre diverses polices d’assurance (Lloyd’s, Lincq, etc...)
• Acheminer les chèques d’indemnité et mettre à jour ou fermer les dossiers de sinistres dans le système