Adjoint (e) de direction

Sommaire du poste :

Le titulaire du poste agira à titre de bras droit auprès du Président de la division Location. Il lui apportera un soutien administratif et proactif pour l’ensemble de ses activités professionnelles.

Principales responsabilités :

• Gérer la mise à jour et le suivi constant de l’agenda, dont la gestion du calendrier, en fonction des priorités;
• Recevoir et acheminer les communications (téléphones, courriels, etc.);
• Coordonner la logistique de réunions (réserver les salles, préparer l’arrivée des visiteurs, les supports de présentations, etc.);
• Assurer les préparatifs de voyage incluant tous les documents requis, la réservation d’hôtels, de voiture, des vols d’avion, etc., et produire les comptes de frais;
• Rédiger et assurer le suivi de la correspondance;
• Préparer la mise en forme de rapports, documents et présentations (notamment avec PowerPoint), requis dans le cadre des différentes rencontres;
• Assurer la rédaction, la révision, la mise en page et la traduction de documents;
• Effectuer des tâches administratives générales comme le classement, la gestion des comptes de dépenses, la planification;
• Peut-être amené à assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus.

Exigences du poste :

• Diplôme d'études collégiales en bureautique ou autre formation pertinente;
• Cinq (5) à sept (7) ans d'expérience dans un poste administratif de direction;
• Parfaite maîtrise des deux langues officielles tant à l'oral qu’à l'écrit;
• Maîtrise avancée et à jour de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel);
• Habileté à rédiger des textes, des communiqués et divers documents dans les deux langues officielles;
• Expérience en gestion et organisation de préparatifs de déplacements d’affaires ;
• Être disponible les soirs et fins de semaine pour urgences au besoin.
• Faire preuve d’un haut niveau de discrétion, de confidentialité et de tact ;
• Agir en tout temps avec éthique et intégrité professionnelle;
• Démontrer de l’entregent, du dynamisme et offrir un haut niveau de service à la clientèle ;
• Sens de l'organisation, y compris l’aptitude à établir des priorités dans un contexte d’échéanciers serrés;
• Capacité à établir de bonnes relations et à s’adapter aux différents niveaux d’interlocuteurs et ce, avec les employés à l’interne ainsi qu’avec les partenaires externes;
• Démontrer une bonne capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
• Proactivité et initiative;
• Rigueur, souci du détail;
• Flexibilité pour gérer les changements fréquents et imprévus;
• Excellente qualité rédactionnelle;
• Capacité d’adaptation et intérêt à faire partie d’une organisation en forte croissance.