Agent de projets - PCO

Notre client, une société ayant pour mission de gérer, d'exploiter et d'entretenir différentes infrastructures de transport, dont les activités sont réparties dans l'ingénierie, la construction et les opérations d'entretien est présentement à la recherche, d’un agent de projets – PCO.

Nature du Poste

Sous la supervision du Chef, Budgets et information de gestion, vous aurez pour mandat principal de soutenir les Directeurs de projets et collaborer avec les coordonnateurs ainsi que les chargés de discipline en assurant le suivi des coûts, de la portée, de l’échéancier directeur et du budget de référence des projets lui étant assignés. Vous agirez en tant qu’expert en assistant le Directeur de projets et les équipes de projets dans leurs suivis et moyens de contrôle, en utilisant les outils existants et en développant des outils d’appoints, au besoin. Vous serez appelé à participer à des projets d’optimisation et de développement et à la mise en place de nouvelles procédures et méthodes de travail afin d’assurer la mise à jour régulière des informations de gestion. De plus, vous contribuerez à l’analyse des renseignements et des données reçus et anticiperez les enjeux et les tendances tout en proposant des solutions. À ce titre, vous verrez à :

• Collaborer étroitement avec les équipes de projet et de planification au niveau de la mise en place des plans de projets, plus spécifiquement du budget et de l’échéancier directeur du projet (Baseline) ;
• Appliquer le processus de planification et de suivi existant et émettre des recommandations d’utilisation en fonction des meilleures pratiques et du contexte de la société;
• Assurer la qualité de la documentation en se basant sur les normes et la méthodologie de gestion de projets en vigueur ;
• Participer, lorsque requis par la direction de projets, aux réunions de démarrage, de suivi et de clôture relativement aux projets et/ou contrats, et s’assurer que l’archivage des dossiers budgétaires et de suivi soit conforme aux procédures en vigueur ;
• Soutenir le directeur de projets dans le suivi d’avancement et le suivi financier des avant-projets et projets selon les normes afin de pouvoir détecter des tendances et/ou l’émergence de risques ;
• Accompagner les chargés de discipline, coordonnateurs et directeurs de projets en effectuant un suivi régulier de l’état d’avancement des activités et de l’état financier des projets lui étant assignés, afin de vérifier que ceux-ci soient complétés, selon l’échéancier et le budget de référence, tout en assurant la qualité et la satisfaction des clients internes ;
• Mise à jour, sur une base régulière, des différents registres ;
• Participer, en étroite collaboration avec le coordonnateur, à la préparation des demandes de modifications au projet ;
• Intégrer les états d’avancement des activités et l’état financier des contrats lui étant assignés au système SAP, ou en assurer la qualité s’ils sont intégrés par un tiers ;
• Mettre à jour l’échéancier des projets au moyen des outils en place ;
• Collaborer à la production des documents de reddition de compte de la direction relativement aux projets et travaux majeurs ;
• Produire des rapports d’exception à partir des systèmes/outils existants de gestion par projets ;
• Participer à l’optimisation des outils soutenant le contrôle de gestion des contrats ;
• Participer à l’analyse des risques reliés aux projets ;
• Soulever et/ou effectuer les interventions dans le cadre du suivi du projet ;
• Soutenir le directeur dans le suivi des projets par le biais d’indicateurs et de tableaux de bord ;
• Offrir et assurer le soutien aux chargés de discipline dans leur gestion de contrats relativement à l’utilisation des différents outils de gestion de projets ;
• Recueillir et compiler des données sur les coûts, préparer des rapports réguliers et spéciaux, lorsque requis, pour les comités de suivi ;
• Effectuer un suivi sur l'évolution des coûts, en accompagnement aux chargés de discipline, coordonnateurs et directeurs de projets, afin d’identifier, de mesurer et de qualifier les écarts par rapport au budget de référence du projet (Baseline) et au budget du plan d’entreprise approuvé ;
• Rechercher les fonds si requis et préparer les virements budgétaires au besoin, en collaboration avec l’équipe des finances ;

Qualifications requises

• Baccalauréat en administration, en ingénierie, en informatique, en gestion de projets ou dans une formation pertinente ;
• Minimum 10 ans d’expérience pertinente, incluant 5 ans en contrôle de coûts ;
• Excellente maîtrise la Suite Office (Excel avancé, PowerPoint intermédiaire) ;
• Connaissance des principes de gestion de projets et de suivi/contrôle budgétaire ;
• Excellente connaissance du PMBOK (Certification PMP un atout) ;
• Connaissance de SAP by Design (module de gestion de projets) (un atout) ;
• Connaissance de MS-Project et Project Web Application (PWA) (un atout) ;
• Démontrer une habileté marquée pour les relations interpersonnelles et le travail en équipe ;
• Démontrer des capacités d’esprit analytique et de synthèse, de la rigueur et discipline ;
• Leadership d’influence ;
• Illustrer un important sens de l’organisation ainsi qu’une gestion efficace du temps et des priorités ;
• Habileté à communiquer de façon claire, concise et efficace avec des intervenants de niveaux hiérarchiques multiples ;
• Démontrer de l’autonomie dans l’accomplissement de ses tâches, de la diplomatie et une facilité d’adaptation aux changements ;
• Maîtrise des langues française et anglaise (parlées et écrites).

Éducation / formations

Baccalauréat en administration des affaires, Baccalauréat en informatique, Baccalauréat génie civil

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