Agent de projets - PCO (Administratif)

Notre client, une société ayant pour mission de gérer, d'exploiter et d'entretenir différentes infrastructures de transport, dont les activités sont réparties dans l'ingénierie, la construction et les opérations d'entretien est présentement à la recherche, d’un agent de projets – PCO.

Nature du Poste

Sous la supervision du Chef, budget et informations de gestion, vous aurez pour mandat principal de soutenir les Directeurs fonctionnels et collaborer avec les chargés de discipline en assurant le suivi de la portée, de l’échéancier directeur, des coûts et du budget de référence des contrats, de moyenne à grande complexité, lui étant assignés. Vous agirez en tant qu’expert en assistant les directeurs concernés et leurs équipes dans leurs suivis et moyens de contrôle, en utilisant les outils existants et en développant des outils d’appoint au besoin. Vous serez appelé à participer à des projets d’optimisation et de développement et à la mise en place de nouvelles procédures et méthodes de travail afin d’assurer la mise à jour régulière des informations de gestion. De plus, vous assurerez un soutien à votre gestionnaire dans le suivi des indicateurs des différents projets de l’entreprise en effectuant des analyses ponctuelles. À ce titre, vous verrez à :

• Soutenir les directeurs et leurs équipes au niveau de la détermination des sources budgétaires, rechercher les fonds si requis et préparer les virements budgétaires au besoin, en collaboration avec l’équipe des finances ;
• Participer étroitement à l’élaboration de la planification de référence du contrat (Baseline) ;
• Appliquer le processus de planification et de suivi existant et émettre des recommandations d’utilisation en fonction des meilleures pratiques et du contexte de la société ;
• Assurer la qualité de la documentation en se basant sur les normes et la méthodologie de gestion de projets en vigueur ;
• Participer, lorsque requis par la direction concernée, aux réunions de démarrage, de suivi et de clôture relativement aux contrats, et s’assurer que l’archivage des dossiers budgétaires et de suivi soit conforme aux procédures en vigueur dans la société ;
• Intégrer les états d’avancement des activités et de l’état financier des contrats lui étant assignés au système SAP, ou en assurer la qualité s’ils sont intégrés par un tiers ;
• Mettre à jour l’échéancier des projets fonctionnels au moyen des outils en place, s’il y a lieu ;
• Soutenir le directeur dans le suivi d’avancement et le suivi financier des contrats afin de pouvoir détecter des tendances et/ou l’émergence de risques ;
• Soutenir la direction finance dans le suivi des projets de l’entreprise par le biais d’indicateurs et de tableau de bord ;
• Collaborer à la production des documents de reddition de compte de la direction et aux analyses relatives aux projets et travaux majeurs ;
• Effectuer un suivi sur l’évolution des coûts, en accompagnement aux chargés de discipline et directeurs fonctionnels, afin d’identifier, de mesurer et de qualifier les écarts par rapport au budget de référence du contrat (Baseline) et au budget de plan d’entreprise approuvé ;
• Supporter les ressources de la direction planification au niveau de la mise à jour des données financières au système corporatif, si requis ;
• Participer à la conciliation des budgets des projets à ceux de l’entreprise ;
• Participer à l’optimisation des outils soutenant le contrôle de gestion des contrats ;
• Effectuer toutes autres tâches compatibles avec vos fonctions.

Qualifications requises

• Baccalauréat en administration, en ingénierie, en informatique, en gestion de projets ou toute autre formation pertinente ;
• Minimum 5 ans d’expérience en tant qu’agent de projet, incluant 3 ans en contrôle de coûts ;
• Excellente maîtrise la Suite Office (Excel avancé, PowerPoint intermédiaire) ;
• Connaissance des principes de gestion de projet et de suivi/contrôle budgétaire ;
• Certification PMP (un atout) ;
• Connaissance de SAP by Design (module de gestion de projet) (un atout) ;
• Démontrer une habileté marquée pour les relations interpersonnelles et le travail en équipe ;
• Démontrer des capacités d’esprit analytique et de synthèse, de la rigueur et discipline ;
• Leadership d’influence ;
• Illustrer un important sens de l’organisation ainsi qu’une gestion efficace du temps et des priorités ;
• Capacité à communiquer de façon claire, concise et efficace avec des intervenants de niveaux hiérarchiques multiples ;
• Démontrer de l’autonomie, de la diplomatie et une facilité d’adaptation aux changements ;
• Maîtrise des langues française et anglaise (écrites et parlées).

Éducation / formations

Baccalauréat en administration des affaires, Baccalauréat en informatique, Baccalauréat génie civil

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