Agente de soutien administratif classe 1

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES 

• Niveau de maîtrise du français : Bien.
• Connaissance de Word et Excel (niveaux intermédiaires).
• Habileté à transiger avec le public (sens du service à la clientèle)
• Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests de connaissance en maîtrise du français et sur les logiciels Word ou Excel.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Au niveau de la gestion financière elle produit les états de compte mensuels.

Au niveau de l’accueil elle accomplit les tâches reliées à l’accueil (accueil au comptoir, appels téléphoniques, courriels, télécopies, renseignements généraux, perception des frais), elle réserve les locaux pour les enseignantes et enseignants (réservation ponctuelle) et gère le fonds de caisse (fermer, balancer, transmettre au service des ressources financière la caisse au comptoir). La personne répond aux demandes des enseignantes et enseignants ainsi que des étudiantes et étudiants, informe la réception du collège des débuts de cours et des rencontres d’information et perçoit les frais des étudiants.

Au niveau de la formation créditée elle avise les étudiantes et étudiants lorsque les attestations d’études collégiales sont prêtes (pour Brossard, elle envoie tous les documents à Brossard). Elle remet les AEC aux étudiantes et étudiants au comptoir pour Saint-Jean. Elle comptabilise le nombre d’heures d’enseignement et envoie l’avis de fin de contrat lorsque la formation est terminée aux personnes concernées. Elle produit les rapports d’absence des étudiantes et étudiants et aviser le conseiller ou la conseillère pédagogique lors de problème. Elle transige avec le centre local d'emploi par la passerelle MSI. Elle réserve les locaux pour les conseillers et les conseillères. Elle prépare les pochettes d’accueil pour les étudiantes et étudiants et les pochettes d’accueil pour les nouveaux enseignants et enseignantes. Elle assiste les conseillers et les conseillères dans la gestion administrative de l’offre de formation.

Au niveau de la formation non créditée (St-Jean), elle informe les gens relativement aux inscriptions dans MIA et collabore avec le conseiller (appels téléphoniques, logistique, etc.) au besoin.

Au niveau de la RAC, elle perçoit les frais.

Au niveau de la gestion du service, elle gère les fournitures requises pour le fonctionnement du service, distribue et poste le courrier du service, assure le suivi des demandes de reprographie de Brossard.

Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

• DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : février 2018
• HORAIRE DE TRAVAIL : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, entre 8 h et 17 h
• TARIF HORAIRE : entre 19,53 $ et 22,29 $