Agente de soutien administratif - classe principale

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES 

• Connaissance de Word, Excel et Photoshop (niveaux intermédiaires).
• Connaissance de Clara et Mia.
• Connaissance des plateformes Joomla et Luka serait un atout.
• Très bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Au niveau de la gestion financière, elle effectue les demandes de paiement et d’achats avec CLARA et complète les autorisations de contrat de services.

Au niveau de la formation créditée, elle gère les listes d’attente, la logistique des séances d’information (pochettes et son contenu, rendez-vous, etc.) ainsi que la logistique des évaluations des enseignantes et enseignants (préparer les documents, comptabiliser les résultats et distribuer les résultats aux personnes concernées).

Au niveau de la formation non créditée (Saint-Jean), elle gère conjointement avec le personnel du Centre de Brossard les listes d’attente.

Au niveau de la RAC, elle répond aux appels, prend les rendez-vous des étudiantes et étudiants pour l’entrevue, prépare le matériel nécessaire aux rencontres d'information (formulaire d'admission, fiches descriptives, document explicatif de la démarche, documents complémentaires). Elle transmet le dossier aux spécialistes de contenu et fait le suivi administratif du dossier. Elle conçoit les différents outils pour la gestion du dossier des candidats. Elle prend les rendez-vous des spécialistes de contenu avec la conseillère ou le conseiller et prépare le matériel nécessaire à l’évaluation et à la formation manquante.

Au niveau de la promotion, elle collabore à la création et mise à jour des outils promotionnels (publicité, Facebook, etc.). Elle tient à jour le site internet du service (le visiter régulièrement, faire les ajustements nécessaire, faire les mise-à-jour selon les demandes des conseillers et conseillères, suivre les directives de la direction).

Au niveau de la gestion du service, elle transmet les feuilles de temps et prépare les documents reliés aux absences pour signature par la coordonnatrice ou le coordonnateur et les achemine aux ressources humaines. Elle assure la gestion documentaire du service (physique et électronique). Elle assure le secrétariat de la direction de la formation continue, convoque les membres du service lors des réunions de direction et tient à jour les règles et procédures du service.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : octobre 2016

HORAIRE DE TRAVAIL : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, entre 8 heures et 17 heures

TARIF HORAIRE : entre 21,52 $ et 25,02 $