Assistante administrative

Aperçu

Faisant partie de l'équipe de l’Administration et relevant de la Conseillère en Ressources humaines, l’Assistante administrative occupe un poste à la réception et assure l’accueil des visiteurs. Elle répond aux appels entrants, les redirige vers les bonnes ressources et crée des demandes de support dans le système de billetterie. Elle remplit également diverses tâches directement reliées à l’administration, telles que la gestion de la poste et des colis, ainsi que la réservation d’hôtels et de transports pour des employés.

L’Assistante administrative offre également un support ad hoc aux gestionnaires. Elle est responsable de s’assurer que tous les services au niveau de nos différents bureaux sont adéquats. Elle coordonne également les activités sociales de l’entreprise, conjointement avec la Conseillère en ressources humaines.

L’Assistante administrative doit être enthousiaste et dynamique, et aimer travailler en équipe, mais également de manière autonome. Un excellent service à la clientèle est primordial.

Responsabilités

• Accueillir les clients et les invités;
• Répondre aux appels entrants et les rediriger, puis créer des demandes de support dans notre système;
• Recevoir, distribuer et poster le courrier, coordonner les livraisons par messager;
• Réserver des hôtels et/ou moyens de transport pour des employés;
• Mettre à jour les différentes bases de données (ConnectWise, Excel);
• Offrir une assistance dans la coordination des événements corporatifs;
• Traduire des mémos corporatifs au besoin;
• Fournir du support ad hoc à l’équipe des gestionnaires;
• Coordonner le compte corporatif des téléphones cellulaires;
• Superviser et assurer un suivi au niveau du stationnement des employés;
• Être responsable des comptes recevables, sous la supervision de le l’Analyste, Finance et comptabilité.

Expérience et compétences de base

• 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif;
• Bilinguisme parfait, à l’oral et à l’écrit;
• Excellentes aptitudes en communication;
• Connaissance de Microsoft Office (Excel et Word);
• Sens de l’organisation développé, souci du détail;
• Personnalité sympathique et sociable;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches;
• Aspect professionnel;
• Ponctualité;
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.