Chargé de projets (volet des communications)

Description du poste :

Sous l’autorité et en collaboration avec la présidente-directrice générale, le chargé de projets est responsable de différentes tâches en lien avec la coordination, les communications et l’organisation d’un événement d’envergure.

En cette qualité, la personne sélectionnée aura à effectuer diverses tâches comme :

• Rédaction de lettres ;
• Mise à jour et rédaction de différents documents ;
• Mise à jour du site Internet ;
• Mise à jour et création de bases de données ;
• Effectuer le lien avec les exposants et avec les différents fournisseurs, au besoin ;
• Préparer les envois des outils promotionnels et voir à a diffusion de l’événement ;
• Effectuer des publipostages ;
• Dresser un échéancier de communications;
• Effectuer des publications sur les médias sociaux;
• Veillez au respect des partenariats;
• Contacter des exposants potentiels par courriel et par téléphone ;
• Soutenir l’équipe de travail dans les diverses tâches administratives et communicationnelles ;
• Rechercher et contacter des partenaires potentiels ;
• Collaborer avec l’équipe de travail à l’organisation et à la logistique de l’événement ;
• Dresser la liste, l’échéancier et planifier les besoins de l’organisation, des exposants, des fournisseurs, etc. ;
• Contacter les visiteurs potentiels ;
• Effectuer le lien avec les partenaires et fournisseurs ;
• Coordonner certains projets et activités qui se dérouleront pendant l’événement ;
• Rédiger des rapports ;
• Préparer certaines communications de l’organisme ;
• Etc.

La personne sélectionnée aura à entretenir des relations harmonieuses et efficientes avec les exposants, les partenaires, les fournisseurs et l’équipe de travail. Elle devra également effectuer toutes autres responsabilités ou tâches connexes et tous mandats spécifiques reliés à l’exercice de ses fonctions.

Exigences :

• Posséder une expérience en organisation d’événements ;
• Détenir un diplôme d’études en organisation d’événements, en communication ou tout autre diplôme jugé pertinent ;
• Être disponible pour le travail en dehors des heures de bureau régulières lors de la période de l’événement ; 
• Excellente maîtrise du français;
• Maîtrise de l’anglais.

Compétences recherchées :

• Faire preuve de jugement et d’initiative ;
• Bonne organisation du travail et du respect des échéanciers ;
• Aptitude à travailler en équipe au sein d’une petite équipe ;
• Gestion du stress et de la pression ;
• Excellente connaissance des outils de la suite Office ;
• Capacité d’effectuer des tâches variées et de régler plusieurs choses en même temps ;
• Compréhension de la réalité des partenaires et mise en place de plan d’actions conséquents;
• Bon service à la clientèle.

Entrée en fonction : Dès que possible

Salaire : selon expérience et les échelons de l’organisation.

Horaire de travail : temps plein, 35 h par semaine, horaire flexible

Statut de l’emploi : Temporaire (contrat d’une durée d’environ 4 mois)