Commis de bureau

POSTE DE COMMIS DE BUREAU

Type de poste : Temps plein, syndiqué.

Description sommaire :

Sous l'autorité du directeur des infrastructures et travaux publics, le ou la commis de bureau est responsable de l'ensemble des activités reliées aux départements de voirie, des incendies. Le ou la titulaire du poste est appellé à accomplir diverses tâches de bureau de secrétariat pour la direction générale, saisie de données, photocopies, classement pour les deux départements et autres tâches connexes pour répondre aux demandes des différents services.

Responsabilités générales :

Tâches pour le département des travaux publics et le service d'incendie ainsi que la direction générale :

• Préparer les rapports nécessaires et assurer le suivi de la planification annuelle des travaux publics et service incendie;
• Recevoir les requêtes particulières, plaintes des citoyens et assurer le suivi;
• Assurer sur une base quotidienne du support administratif et clérical et assurer la correspondance y compris les communications avec les citoyens et partenaires;
• Rédiger clans les deux langues officielles divers documents comme par exemple, les avis, appels d'offres, lettres et faire vérifier par la préposée aux communications et aux relations avec les citoyen;
• Publier sous la supervision de la personne en autorité pertinente, les avis municipaux prescrits par la loi;
• Faire sous supervision, les demandes de prix pour différents produits comme par exemple les luminaires et équipement de parc, réparation véhicules, améliorations aux bâtiments;
• Traduction sommaire des courriels et correspondance;
• Pager en français et en anglais les rapports sur les travaux effectués par les cols bleus et les remettre au secteur des TP;
• Préparer des tableaux pour analyser les soumissions;
• Compiler des rapports, des tableaux sur la fréquence d'utilisation de matériel et matériaux des travaux publics;
• Faire la codification et classement des documents pour les deux départements;
• Garder un record a jour des cies pour les bâtiments ainsi que les véhicules et équipements;
• Accomplit sur demande du bureau de la direction générale toute autre tâche connexe ou similaire aux taches ci-dessus mentionnées;
• Accomplit, sur demande de son supérieur immédiat toute autre tache connexe ou similaire.

Exigences minimales et qualifications requises :

• Posséder une attestation études professionnels (DEP) en secrétariats, bureautique ou toute autre formation équivalente;
• Posséder un minimum de 6 mois d'expérience dans le domaine des taches de l'emploi;
• Connaissance du programme PGMegagest ou Acces-Cite territoire serait un atout;
• Une bonne connaissance de l'expression orale et &rite du Français et de l'anglais;
• Très bonne connaissance de Word et Excel;
• Toutes compétences équivalentes.

Posséder les aptitudes suivantes :

• Sens de l'initiative et résolution de problèmes;
• Esprit d'équipe;
• Autonomie;
• Souci du détail et méthode Intégrité;
• Honnête et discrétion;
• Capacité a travailler sous pression.

Conditions salariales : SeIon les règles établies dans la convention collective des employé(e)s.

Date d'entrée en poste : Au moment de L'assignation par le directeur général par intérim.

** Un examen pratique écrit pourra être exigé.