Consultant en gestion / gouvernance

Établi à Montréal depuis 1994, le Bureau international des droits des enfants est une organisation internationale non gouvernementale qui a pour mission de contribuer au respect et à la promotion de la Convention relative aux droits de l’enfant, et de ses protocoles facultatifs.

Dans le but de répondre à un besoin temporaire du département administration et finances face à l’expansion des programmes, le Bureau est à la recherche d’un CONSULTANT EN GESTION/GOUVERNANCE à raison de minimum 3 à 4 jours par semaine et disponible dès à présent. La durée du mandat pourrait couvrir plusieurs mois. Le poste requiert de pouvoir travailler directement avec les équipes au siège à Montréal.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Sous la responsabilité du Directeur administratif et financier et en étroite collaboration avec l’Adjointe en administration et logistique, le consultant est responsable des tâches suivantes :

Administration & Finances

• Identifier et proposer un système de traitement des feuilles de temps et de la paie qui réponde aux besoins du Bureau;
• Réviser le guide des politiques & procédures administratives et financières en développant ou améliorant des outils spécifiques relatifs notamment aux procédures d’achat, à la gestion d’une petite caisse, aux seuils d’approbation, à l’encadrement des missions (demandes d’avancerapports), à la gestion de véhicule, au respect des mesures/procédures de sécurité en mission;
• Proposer un plan de mise en oeuvre les recommandations techniques au niveau des systèmes de gestion notamment l’optimisation de la gestion et de l’accès au serveur partagé ainsi que des systèmes de télécommunications;
• Développer des outils/procédures d’appels d’offre auprès de fournisseurs incluant lancement des appels, analyse des résultats, sélection, rédaction jusqu’à signature d’ententes cadres;
• Appuyer la Chargée d’appui financier aux programmes et la Comptable du Bureau dans l’analyse des pièces justificatives et dans l’accompagnement des équipes des projets dans l’appropriation d’outils de suivi budgétaire et des dépenses;
• Développer et animer des formations de base en finances (suivi des dépenses, gestion budgétaire), en comptabilité (allocation selon charte comptable), en administration/logistique (utilisation des outils-formulaires) auprès des gestionnaires de projets;
• Identifier les étapes d’enregistrement d’un bureau dans un pays y compris l’ouverture d’un compte de banque et l’ensemble des rapports statutaires nationaux à fournir aux autorités;
• Développer une liste des opérations financières, logistiques, administratives à réaliser chaque fin de mois dans le cadre de la gestion de projet;
• Mettre en place un système dynamique de gestion des inventaires pays et siège;
• Faciliter la traduction des outils dans les langues des bureaux locaux FR-ENG-ESP;
• Assurer le transfert des connaissances sur le nouveau système comptable, formation des chargés de projet et des directeurs de programmes sur les budgets.

RH - Accompagnement / Formation

• Créer des outils simples et performants de suivi budgétaire et de programme et ensuite accompagner les équipes des projets dans leur utilisation;
• Développer et animer des formations de base en finances (suivi des dépenses, gestion budgétaire), en comptabilité (allocation selon charte comptable), en administration/logistique (utilisation des outils-formulaires) auprès des gestionnaires de projets;
• Proposer des procédures au niveau du recrutement visant à optimiser les rôles des intervenants et construire de nouveaux outils de recrutement (grille d’entretien, analyse des compétences et aptitudes etc.);
• Analyser les normes du travail dans les pays d’intervention du Bureau, proposer des recommandations dans élaboration de contrats nationaux et rédiger un guide par pays;
• Élaborer un ‘communication flow chart’ interne notamment au niveau des mesures de sécurité/urgence.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme en administration, en gestion ou en secrétariat avec une bonne connaissance pratique des normes administratives et financières des ONG au Québec ou expérience équivalente;
• Minimum de deux années d’expérience dans un poste similaire au sein d’une ONG;
• Expérience en développement d’outils administratifs/financiers, en renforcement organisationnel ou en gestion de projets.

HABILETÉS REQUISES

• Analytique, organisé, habilité à gérer de multiples tâches simultanément;
• Excellente capacité de rédaction et habile communicateur bilingue (anglais et français) tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Disposé au travail en équipe.

La personne recherchée devra être disponible pour entrer en fonction rapidement, et possède un statut qui lui permet de pouvoir occuper immédiatement un emploi au Canada. Les candidatures seront examinées dès réception et le poste sera pourvu dès que possible.

Si vous croyez posséder le profil recherché, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, votre lettre d’intention et une liste de trois références récentes avant le 12 février 2016, en inscrivant le titre Candidature au poste de consultant administration/finances. Veuillez également préciser d’emblée les logiciels de gestion et de finances avec lesquels vous êtes facilement à même de travailler. Toutes les informations reçues seront traitées de façon confidentielle et seules les candidatures retenues seront contactées.

Note : L'usage du générique masculin a pour seul but d'alléger la lecture du texte.