Coordinateur / trice des opérations « Chef de cabinet »

Nous sommes une équipe jeune; nos leaders sont formés en leadership conscient; vendredis d’été jusqu’à midi; les jours non fériés entre le jour de Noël et le lendemain du Jour de l’an sont également des périodes supplémentaires payées par l’entreprise. Programme d’assurances collectives, accès au fond pour le sport et au rabais de transport collectif. Les gens sont vraiment très aimables et sympas.  Nous avons des horaires flexibles et nous valorisons le télétravail. Environnement de travail attrayant situé dans le vieux Montréal.

Sommaire du poste

Sous la supervision de la présidente-directrice générale, le (la) coordinateur/trice des opérations coordonne l’ensemble des activités de la PDG. Il (elle) accorde un soutien stratégique et administratif pour les activités et responsabilités du consortium. Il (elle) assure spécifiquement le lien entre la PDG et son équipe d'une part, et entre celle-ci et son CA, d'autre part. Il (elle) veille à ce que la PDG reçoive tout le soutien nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions protocolaires et politiques.

Tâches

    Gestion de projets

• Coordonner les activités opérationnelles
• Mise à jour et gestion des processus administratifs
• Mise en place des stratégies et d’actions pour optimiser le travail d’équipe
• Acquérir une connaissance des relations internes et des projets scientifiques

    Participer à la planification et l’organisation du travail en fonction des échéanciers et de son agenda, y incluant la gestion des courriels (rendez-vous, réunions, voyages, déplacements, conférences) et effectuer les suivis

    Assurer le soutien administratif des différents comités : conseil d'administration, comité exécutif et comité scientifique

• Planification de la logistique des réunions et envoi de la documentation
• Envoi des invitations et suivi du quorum
• Rédaction de l’ordre du jour
• Prise de notes et rédaction des procès-verbaux (en français)

    Accorder un soutien administratif à la PDG

• Correspondance, prise d'appels et montage de présentations
• Interaction avec les niveaux seniors des organisations externes
• Soutien à la gouvernance
• Rédaction, mise en page, révision de documents, suivi de dossiers
• Préparation du calendrier annuel

    Accorder un soutien aux chargés de projets

• Gérer et coordonner des réunions pour les projets de l’équipe
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe évènementielle d’Innovitech pour coordonner les événements MEDTEQ
• Gérer l’affectation des ressources
• Entretenir les liens avec les membres et soutenir le développement des affaires

Qualifications requises

• Diplôme universitaire dans une discipline jugée pertinente ou toute autre formation et/ou expérience pertinente
• Posséder un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente, dont une expérience dans le secteur des technologies médicales
• Connaissance du secteur des technologies médicales et intérêt pour celui-ci
• Connaissance des orientations des organismes subventionnaires fédéraux et provinciaux et des différents programmes et règles de financement et du fonctionnement et des exigences du milieu de la recherche (un atout)
• Bonne connaissance du milieu universitaire et de ses règles administratives (un atout)
• Capacité à saisir les enjeux, à mener plusieurs dossiers en parallèle et à respecter des échéanciers
• Grande autonomie, capacité d’adaptation et résistance au stress
• Créativité, proactivité, rigueur et esprit d'équipe
• Fortes habiletés en relations interpersonnelles (tact et diplomatie)
• Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais)
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Work, PowerPoint, etc.)

*Le genre masculin a été utilisé dans le but d'alléger le texte.