Coordination du secrétariat et de la bureautique

Description du poste

Le Chaînon, la plus grande ressource d’hébergement pour femmes en difficulté au Québec, procure chaque année de l’accompagnement professionnel et de l’aide à des milliers de femmes vivant des conditions d’itinérance, de détresse, de problèmes de santé mental, de dépendances et d’extrême pauvreté.

Principales responsabilités:

Volet secrétariat

•     Fournir le support clérical et administratif à l’ensemble des secteurs et aux trois sites;
•     Rédiger, saisir, mettre à jour, réviser, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser tant à l’interne qu’à l’externe;
•     Enregistrer les dépôts à l’aide du logiciel Prodon et produire des reçus le cas échéant;
•     Veiller à l’approvisionnement et au bon fonctionnement des équipements du secrétariat.

Volet informatique

•     Gérer l’ensemble du parc informatique pour les trois sites, en étroite collaboration avec l’administrateur réseau;
•     Installer les postes de travail, configurer les sessions et mettre à jour divers logiciels.

Volet communications

•     Gérer les médias sociaux (principalement Facebook) et le site Internet de l’organisation;
•     Régir la boîte courriel principale, traiter les demandes ou les acheminer aux personnes concernées.

Volet événements et activités

•     Participer à la planification, à l’organisation et à la réalisation d’activités internes et externes;
•     Réaliser diverses tâches lors d’événements : montage, accueil des invités, table de paiement, autre.

Exigences et qualifications requises:

•     Formation collégiale complétée;
•     Minimum de trois (3) années de solide expérience pertinente aux responsabilités du poste;
•     Maîtrise très avancée de la suite MS Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio;
•     Excellent français écrit et parlé, bilinguisme un atout;
•     Bonne connaissance du fonctionnement des principaux médias sociaux et de WordPress;
•     Expérience en événementielle un atout;
•     Connaissance des logiciels de gestion des donateurs, Prodon un atout;
•     Important : aisance en informatique et en bureautique;
•     Bon sens de l’organisation et des priorités, très grande discrétion;
•     Polyvalence, autonomie, flexibilité, esprit d’initiative et d’équipe, ponctualité, créativité;
•     Adhésion aux valeurs du Chaînon : respect, justice, solidarité, accueil inconditionnel et sans jugement.

Horaire:

•     40 heures / semaine
•     Lundi au vendredi – 9 h à 17 h
•     Disponibilités demandées lors de certaines activités et le 25 décembre

Salaire horaire: selon l’échelle salariale en vigueur

Comment postuler

Veuillez transmettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation par courriel.

Date limite pour postuler

Le mardi 3 avril 2018