Coordination du secrétariat et de la bureautique

Le Chaînon, la plus grande ressource d’hébergement pour femmes en difficulté au Québec, procure chaque année de l’accompagnement professionnel et de l’aide à des milliers de femmes vivant des conditions d’itinérance, de détresse, de problèmes de santé mental, de dépendances et d’extrême pauvreté.

Principales responsabilités:

Volet secrétariat

• Fournir le support clérical et administratif à l’ensemble des secteurs et aux trois sites;
• Rédiger, saisir, mettre à jour, réviser, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser tant à l’interne qu’à l’externe;
• Enregistrer les dépôts à l’aide du logiciel Prodon et produire des reçus le cas échéant;
• Veiller à l’approvisionnement et au bon fonctionnement des équipements du secrétariat.

Volet informatique

• Gérer l’ensemble du parc informatique pour les trois sites, en étroite collaboration avec l’administrateur réseau;
• Installer les postes de travail, configurer les sessions et mettre à jour divers logiciels.

Volet communications

• Gérer les médias sociaux (principalement Facebook) et le site Internet de l’organisation;
• Régir la boîte courriel principale, traiter les demandes ou les acheminer aux personnes concernées.

Volet événements et activités

• Participer à la planification, à l’organisation et à la réalisation d’activités internes et externes;
• Réaliser diverses tâches lors d’événements : montage, accueil des invités, table de paiement, autre.

Exigences et qualifications requises:

• Formation collégiale complétée;
• Minimum de trois (3) années de solide expérience pertinente aux responsabilités du poste;
• Maîtrise très avancée de la suite MS Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio;
• Excellent français écrit et parlé, bilinguisme un atout;
• Bonne connaissance du fonctionnement des principaux médias sociaux et de WordPress;
• Expérience en événementielle un atout;
• Connaissance des logiciels de gestion des donateurs, Prodon un atout;
• Important : aisance en informatique et en bureautique;
• Bon sens de l’organisation et des priorités, très grande discrétion;
• Polyvalence, autonomie, flexibilité, esprit d’initiative et d’équipe, ponctualité, créativité;
• Adhésion aux valeurs du Chaînon : respect, justice, solidarité, accueil inconditionnel et sans jugement.

Horaire:

•     40 heures / semaine
•     Lundi au vendredi – 9 h à 17 h
•     Disponibilités demandées lors de certaines activités et le 25 décembre

Salaire horaire: selon l’échelle salariale en vigueur

Date limite pour postuler: 7 mai 2018