Coordonnateur des transactions locatives

Description

Le coordonnateur des transactions locatives fournit un soutien à l’équipe responsable des transactions immobilières pour l’exécution en temps opportun des tâches relatives aux transactions ainsi que la préparation et la distribution des formulaires, des lettres et des rapports concernant les transactions.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Établir et respecter les dates clés concernant les activités de location et tenir le gestionnaire des transactions au courant des activités à venir pour en assurer l’exécution en temps opportun.
• Préparer et distribuer des rapports portant entre autres sur les services de transaction, les données commerciales, les indicateurs de rendement clés, etc.
• Préparer des formulaires et des lettres concernant les transactions locatives, notamment des fiches de données commerciales, des lettres pour l’exercice d’une option, des lettres de prorogation, des lettres de renonciation, des conventions d’occupation, etc.
• Conserver les modèles de documents pour la location, notamment les formulaires, les lettres et les conventions de bail.
• Tenir les bases de données sur les renouvellements de bail ainsi que sur les tarifs de location comparables et s’assurer de l’intégrité des données.
• Conserver les dossiers de location et s’assurer que toute la documentation requise est reçue et exacte.
• Aider les gestionnaires des transactions à préparer les conventions d’inscription et les trousses de marketing en vue de la mise en marché des propriétés excédentaires.
• Examiner la documentation des baux, notamment les clauses concernant les options, les clauses de résiliation ainsi que les clauses restrictives afin de faciliter les négociations et la location.
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par l’intermédiaire de la ligne d’assistance 1-800 du Service des transactions locatives.
• Exécuter les autres tâches qui lui sont confiées.
• Assurer la liaison entre les locataires et les fournisseurs.
• Organiser et planifier les activités commerciales des tierces parties telles que les fournisseurs.
• Gérer les activités prévues au calendrier\

. ÉTUDES, ANNÉES D’EXPÉRIENCE LIÉE À L’EMPLOI ET QUALIFICATIONS  

Diplôme d’un collège communautaire ou formation équivalente (p. ex. : administrateur de biens immobiliers [ RPA] et technicien agréé en ingénierie [CET])

Connaissances et compétences

• Trois (3) ans d’expérience en soutien administratif des transactions dans une maison de courtage en immobilier commercial (de préférence) ou dans le secteur de l’immobilier d’entreprises.
• Capacité d’interpréter et de produire des formulaires ainsi que des lettres concernant les transactions.
• Capacité d’examiner et d’interpréter la documentation des baux.
• Capacité d’extraire les données des documents et de les compiler.
• Grandes compétences en administration et sens aigu de l’organisation.
• Grand souci du détail et de l’exactitude des données.
• Compétences en informatique et maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Word et Excel, jumelées à la capacité d’apprendre rapidement à utiliser des bases de données exclusives.
• Capacité de s’exprimer verbalement et par écrit avec aisance en français et en anglais.

Autorisations d’exercer et/ou reconnaissance professionnelle

• Aucune exigence.
• Volonté d’obtenir une licence d’agent immobilier.

Note:  lieu de travail: Les Terrasses de la Chaudière