Coordonnateur (trice) de direction

VIACONSEIL recrute un(e) Coordonnateur(trice) de direction pour la Chambre de Commerce de l’Est de Montréal. Faites partie d’un organisme à but non lucratif dynamique et engagé où l’esprit d’équipe est valorisé et contribuez à la mission stimulante qu’est celle du développement économique.

Sommaire des fonctions

Le/la coordonnateur(trice) de direction est le premier contact pour les membres et les invités de la CCEM ! Il/elle assure le secrétariat et est responsable d’accueillir les membres. Il/elle fournit un éventail de services de soutien administratif, de logistique et de rayonnement à la direction générale, à l’équipe de la permanence et aux membres du conseil d’administration de la Chambre.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien au conseil d’administration et au comité exécutif

• Rédaction et envoi des projets d’ordre du jour, les projets de résolutions, et des procès-verbaux pour approbation;
• Impression de pochettes et préparation des documents séance tenante;
• Réception et envoi de tous les documents afférents;
• Coordination des réunions régulières du C.A, C.E, du souper de Noël des administrateurs ainsi que de l’A.G.A et l’A.G.E. de la Chambre.

Soutien à la direction générale

• Coordonner le calendrier et gérer l’agenda de la présidente-directrice générale;
• Assurer le secrétariat (répondre aux appels, gérer l’adresse courriel info@ccemontreal.ca et le fax, gérer le courrier, etc.);
• Soutien à la rédaction d’ententes de partenariats annuels.

 Soutien aux comités

• Coordination du calendrier de tous les comités;
• Assurer la permanence sur certains comités (Développement durable, Jeunes leaders, Gouvernance et ressources humaines, Planification stratégique et Nomination);
• Participation aux comités événementiels ESTim et Golf;
• Rappels et suivis nécessaires.

Soutien aux membres

• Synchronisation de la base de données vers le site Web de la Chambre, afin de mettre à jour le répertoire des membres en ligne;
• Envoi de factures et lettres de remerciement pour nouvelle adhésion ou renouvellement.

 Communications

• Rédaction de lettres (invitations, félicitations, de remerciement et toutes autres correspondances pré et post-événements);
• Classement de l’information et archivage des dossiers.

Événements

• Soutien occasionnel à la Directrice des événements et des communications : inscriptions, demandes de soumission, achat de matériel, présence lors des activités;
• ESTiM : coordination des jurys, des visites d’entreprise et du tournage des capsules vidéo;
• Organisation des événements des comités desquels le/la coordonnateur(trice) de direction assure la permanence.

Tâches connexes

• Mise à jour de la base de données de la Chambre – en continu;
• Gestion des équipements de bureautique;
• Toutes procédures administratives (Industrie Canada, Registre des entreprises du Québec, gestion du système téléphonique, point de contact pour toutes interventions au niveau du fournisseur informatique, production des cartes d’affaires, etc.);
• Coordination des réservations de salle pour tous les comités et événements ayant lieu dans les salles 5600 rue Hochelaga;
• Effectuer les commandes du bureau (café, fournitures de bureau, cartouches d’imprimante, produits d’entretien et toutes autres commandes);
• Faire les achats pour les comités et événements et tous autres besoins;
• Toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Formation universitaire dans une discipline jugée pertinente;
• Expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire;
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite;
• Maîtrise de Windows, Word, PowerPoint, Outlook, etc.;
• Bilinguisme (oral et écrit) (un atout);
• Expérience en gestion d’événements corporatifs (un atout);
• Connaissances ou intérêt marqué pour le monde des affaires et du milieu associatif (un atout).

COMPÉTENCES REQUISES

• Orientation client;
• Esprit d’équipe;
• Jugement;
• Initiative et autonomie;
• Sens de l’organisation, rigueur;
• Enthousiasme;
• Discrétion et intégrité;
• Gestion du stress et capacité d’adaptation.

POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Les personnes intéressées devront faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de présentation.

N.B : Nous vous remercions pour votre candidature, cependant, seules les personnes retenues seront contactées.