Coordonnateur (trice) administratif (ve)

Nous sommes présentement à la recherche d’une personne orientée vers le client afin d’occuper le poste de coordonnateur(trice) administratif(ve) échantillonnage.  La personne sera responsable de prendre les commandes d’échantillons ainsi que de s’assurer du suivi de leur production, et ce, pour toutes les catégories de produits, incluant le tapis résidentiel et commercial, le vinyle, le bois solide, le bois d’ingénierie et le laminé.  Cette opportunité d’emploi permanente est basée à notre usine située à Acton Vale.

Principales responsabilités

Service à la clientèle

• Effectuer la prise de commandes d'échantillons provenant des employés de Beaulieu et/ou directement des clients;
• Effectuer l’entrée des commandes reçues par télécopieur, courriel ou téléphone;
• Faire le suivi des commandes afin d'assurer la livraison aux dates promises;
• Faire la vérification de l'inventaire lorsque demandé par les gérants de territoire ou les directeurs;
• Fournir de l’aide aux gérants de territoire avec les demandes et commandes d'échantillons.

Administration échantillonnage

• Préparer le formulaire de demande de prix pour les projets d'échantillonnage (à partir des données provenant du service du marketing) et présenter toutes les offres reçues à la superviseure de l'échantillonnage pour approbation;
• Préparer la feuille d'instructions pour l'échantillonneur (Master Imprinting Sheet) :
  • S'assurer que toute l'information pertinente est disponible en sachant comment et où la trouver (exemples : plan marketing, rotation des couleurs, étiquettes, formats, photos, spécifications de produits, instructions d'emballage et d'expédition);
• Faire l’entrée du bon de commande dans les systèmes Interal et OPP (Other Product Purchasing) et l’envoyer par courriel au fournisseur retenu pour le projet;
• Faire le traitement de toute commande d'échantillon :
  • Commander le produit requis pour expédition à l'échantillonneur;
  • Vérifier l'inventaire et assigner les produits en conséquence;
  • Communiquer avec le service de la qualité si une réinspection est requise;
  • Communiquer avec le service de la planification si une production est requise;
  • Avertir la superviseure de l'échantillonnage de tout problème de production éventuel afin qu'elle puisse communiquer avec les personnes concernées;
  • Communiquer de façon efficace avec les échantillonneurs retenus au sujet de leurs projets respectifs;
  • Faire le suivi du statut des échantillons afin de s'assurer que les échéanciers des projets sont bien programmés et communiquer tout problème avec la superviseure de l'échantillonnage;
  • Faire des rapports mensuels concernant les présentoirs, leur placement ainsi que le budget y étant relié;
  • Assurer la gestion et le suivi des présentoirs et des échantillons pour les évènements de vente ainsi que les congrès.

Révision du « artwork »

• Réviser les « artwork » : incluant montage, noms et numéros des styles, noms des couleurs, spécifications, numéros de panneaux (provenant de l'information sur le plan et la feuille d'instruction finale);
• Communiquer avec l'équipe des graphistes jusqu'à l'approbation finale avant l'impression;
• Être responsable d'inscrire tous les projets sur la liste des projets d’échantillonnage et de garder à jour toutes les informations s'y rapportant;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications / Aptitudes

• D. E.C. en bureautique ou autre domaine pertinent;
• Expérience dans le service à la clientèle et dans la bureautique;
• Bonne maîtrise des logiciels Microsoft Excel, Word, Outlook;
• Bilinguisme anglais/français essentiel (90% des clients sont anglophones - hors Québec);
• Être doué pour la communication interpersonnelle;
• Avoir un bon sens du détail;
• Avoir de la rigueur et de la minutie dans l’exécution des tâches;
• Facilité à travailler sous pression;
• Être débrouillard et autonome.