Gestionnaire de projet - Évènements

L'Association internationale de science politique (AISP) est une organisation sans but lucratif créée à Paris en 1949 sous l’égide de l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO).

Le mandat particulier de l’AISP, exprimé dans sa Constitution, est de favoriser l’avancement de la science politique dans toutes les parties du monde, en établissant des réseaux scientifiques reliant l’Est et Ouest, le Nord et le Sud. L’AISP a pour but de créer une communauté scientifique mondiale, ouverte à tous les politistes. Elle cherche à promouvoir la collaboration entre les scientifiques des démocraties établies et émergentes et à soutenir les libertés universitaires nécessaires à l’épanouissement des sciences sociales. L'AISP tient son Congrès mondial de science politique tous les deux ans, se déplaçant d’un continent à l’autre.

L'AISP est à la recherche d'un(e) Gestionnaire de projet - Évènements qui sera responsable du processus complet d'organisation du XXIV Congrès mondial de science politique ayant lieu à Istanbul, Turquie en juillet 2016.

Description

Le rôle requiert une approche participative et consiste à travailler en collaboration avec une petite équipe dévouée qui aidera dans certaines tâches spécifiques que le gestionnaire de projet supervisera - le tout conformément à la description de tâches de chacun. Nous avons besoin de quelqu'un qui est en mesure d'accomplir un large éventail d'activités, tout en s'assurant d'une bonne communication avec la direction. Le candidat doit avoir d'excellentes compétences organisationnelles, une excellente attention au détail, et bien travailler sous pression afin d'assurer le fonctionnement harmonieux et efficace d'un événement.

Le candidat doit être parfaitement bilingue (français/anglais). La connaissance d'une autre langue est un atout. Il doit avoir d'excellentes aptitudes de communication écrite et orale, de négociation et être prêt à travailler selon un horaire flexible selon les besoins des organisateurs de l'évènement (qui sont parfois dans des fuseaux horaires différents). Des aptitudes en informatique sont considérées comme un atout.

Le Gestionnaire de projet - Évènements travaille en étroite collaboration avec le(s) Président(s) du comité de programme, le Comité local d'organisation, la Coordonatrice - Congrès mondial et Événementiel, la Gestionnaire du financement et des communications (promotion, médias, etc.), le Coordonateur logistique, le Chef de projets informatiques, ainsi que les Assistants - Congrès mondial et site web.   

Exigences

• Solide expérience dans l'événementiel (organisation d'une conférence internationale un atout);
• Excellentes aptitudes organisationnelles et attention au détail;
• Capacité à accomplir un large éventail d'activités, tout en assurant une bonne communication avec la direction;
• Aptitudes à travailler sous pression;
• Parfaitement bilingue (anglais/français) - parlé et écrit;
• Excellentes aptitudes de communication écrite et orale, de négociation;
• Être prêt à travailler selon un horaire flexible;
• Aptitudes en informatique un atout.

Responsabilités

Programme

• Superviser la production du programme du Congrès mondial de l'AISP: soumission et acceptation des résumés de communication, organisation des sessions en collaboration avec la Coordonnatrice - Congrès mondial et événementiel et les Présidents du comité de programme;
• Gérer la participation des invités spéciaux et/ou conférenciers d'honneur;
• Préparer l'horaire des panels avec les Présidents du comité de programme;
• Préparer l'horaire des sessions spéciales, plénières, réceptions, cérémonies, rencontres de comités;
• Attribuer les salles en fonction du programme;
• Assurer la liaison entre les Présidents de programme et le Comité local d'organisation pour s'assurer de leurs besoins précis en vue de l'évènement;
• Superviser la conversion du programme dans les formats suivants: imprimé, en ligne, électronique (sur clé USB), application mobile.

Site web et inscription

• Superviser la création d'une base de donnée pour l'inscription et du processus d'inscription, en collaboration avec le Chef de projet informatiques et la Coordonnatrice - Congrès mondial et Événementiel;
• Gérer le site web du Congrès mondial, de son contenu et du processus de soumission, de révision et d'inscription, en collaboration avec le Chef de projet informatiques et la Coordonnatrice - Congrès mondial et Événementiel.

Planification et logistique

• Préparer des échéanciers détaillés incluant tous les aspects importants liés au Congrès: sites, fournisseurs, obligations légales, recrutement d'employés et bénévoles et budget;
• Gérer un budget prédéterminé;
• Fournir une assistance dans le choix d'un site approprié pour le congrès, situé dans le pays sélectionné par le Comité de candidatures (Comité exécutif de l'AISP);
• Réviser le contrat pour la location du site, en se basant sur les besoins et le budget de l'AISP et négocier en vue de la signature d'un contrat final;
• S'assurer que les obligations légales en matière d'assurances, de santé et de sécurité soient respectées;
• Effectuer la gestion du site et coordonner les traiteurs, les designers de kiosques, les entrepreneurs, l'équipement de location, les livraisons et le service de transport de marchandise par conteneurs;
• S'assurer que tout l'équipement requis est disponible (AV, Internet WIFI, etc.);
• Prévoir des modalités pour le stationnement, la sécurité et premiers soins et les médias;
• Négocier, réviser et gérer les contrats avec les hôtels/résidences, et s'assurer que l'hébergement mis à la disposition des participants est à un prix raisonnable et à une courte distance du site du congrès;
• Coordonner le voyagement pour les employés de l'AISP, le Comité exécutif et certains participants vers le site du Congrès (si nécessaire);
• Assurer la liaison avec la Gestionnaire du financement et des communications pour la promotion de l'évènement;
• Assurer la liaison avec les designers et autres fournisseurs afin de créer un logo pour l'évènement et organiser la production du programme imprimé, affiches, publicité, affichages, signalétique et autres;
• Coordonner le recrutement de bénévoles en collaboration avec le Comité local d'organisateur et diriger des rencontres informatives avec le coordonateur des bénévoles;
• Superviser la préparation des sacs de délégués;
• Coordonner les fournisseurs, répondre aux requêtes et questions des clients et résoudre les problèmes sur place lors des 6 jours du congrès afin de s'assurer du bon déroulement de l'évènement;
•  Superviser le démontage après l'évènement et s'assurer de libérer le site dans les délais impartis;
• Effectuer une évaluation du congrès après la tenue de l'évènement (incluant de l'entrée de données et l'analyse des résultats et la production de rapports pour le Comité exécutif de l'AISP);
• Assurer la liaison avec les Présidents du comité de programme et le Comité local d'organisation pour la production de rapports destinés au Comité exécutif de l'AISP.