Préposé à l'accueil

Vous êtes motivé, vous aimez le travail d’équipe et vous avez le désir d’évoluer au sein d’une équipe dynamique? Nous sommes présentement à la recherche d’un (e) : Préposé (e) à l'accueil

Raison d'être du poste : Assurer un accueil de qualité à tous et offrir un support administratif à l’ensemble des départements.

Liste des responsabilités

Réception :

• Prendre et rediriger les appels téléphoniques et les télécopies (Cette tâche a priorité sur toutes autres tâches); 
• Recevoir les visiteurs avec courtoisie et aviser les employés concernés de leur arrivé; 
• Préparer et envoyer le courrier; 
• Recevoir, dater le courrier et remettre le courrier à la gestionnaire de contrats; 
• Vérifier les commandes reçues; 
• S’occuper de la réservation de salles; 
• Prendre les appels sur l’heure du midi.

Fournitures de bureau et papeterie :

• Faire le suivi des inventaires de papeterie et aviser lorsque des commandes sont requises; 
• Préparer les commandes de fournitures de bureau et de timbres, et les faire approuver; 
• Remplir le télécopieur et la photocopieuse de papier; 
• Préparer des kits de départs pour les chantiers.

Support administratif :

• Classement divers; 
• Préparation de chemise ou dossier pour le classement; 
• Préparation et suivi des cartables de chantier; 
• Préparation des enveloppes et classement des talons de paie; 
• Faire remplir les demandes d’emploi pour les employés CCQ; 
• Vérification de l’entrée de données de listes d’équipements; 
• Vérification d’informations diverses; 
• Télécopier, imprimer, photocopier, assembler des documents.

Toutes autres tâches connexes liées :

• Commander les lunchs selon les demandes; 
• Préparer le café et nettoyer quotidiennement les cafetières (1 fois semaine en profondeur); 
• Nettoyer la cafétéria.

Compétences :

• Maitrise du français et de l’anglais parlé et écrit;
• Maîtrise de la suite office (word, excel, outlook);
• Maîtrise de l’Internet;
• Connaissance de l’informatique.

Qualités et habiletés personnelles :

• Courtoisie et politesse;
• Sociabilité et jovialité;
• Attitude et apparence soignée;
• Rigueur;
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois;
• Capacité à travailler sous pression;
• Discrétion et professionnalisme.

Horaire : 42 heures par semaine.