Réceptioniste / Service à la clientèle

Relevant du Vice-président des Ressources humaines, l’objectif de la réceptionniste/service à la clientèle est de répondre aux appels téléphoniques pour les installations de Montréal, diriger les demandes de renseignements ainsi que de fournir un service de qualité aux clients, visiteurs, fournisseurs et employés. De plus, celle-ci devra répondre aux plaintes clients et de s’assurer de leur suivi.

Responsabilités clés

• Répondre aux appels téléphoniques du siège social (Montréal) et les diriger aux personnes ressources;
• Répondre aux plaintes clients, par téléphone et par écrit et mettre à jour hebdomadairement le tableau partagé des plaintes (LOG);
• Fournir certains renseignements ou informations aux clients et au public;
• Recevoir et distribuer le courrier et les télécopies aux destinataires;
• Préparer les envois postaux et de messageries et compléter certains papiers de  douanes;
• Réservation de vols et de limousines ainsi que réserver les chambres d’hôtel;
• Négocier et réviser annuellement les taux corporatifs auprès des différents hôtels;
• Commander, recevoir et distribuer les fournitures de bureau, tenir l’inventaire a jour;
• Gérer les commandes de produits des employés;
• Assurer la logistique associé aux réservations et l’utilisation des salles de conférence ainsi que coordonner les repas pendant les réunions (petit déjeuner et diner);
• Tenir en ordre certains lieux (salle imprimantes, armoire papeterie, salle de conférence, cuisinette, réception et bureau du PDG);
• Gérer la petite caisse des achats d’employées;
• Accueillir les nouveaux dirigeants et préparer les lieux de travail;
• Faire un rappel pour l’installation physique des nouveaux employés et s’assurer d’une bonne fourniture de bureau;
• Mettre à jour les répertoires téléphoniques combinés Montréal/Toronto et faire le changement dans le système téléphonique;
• Mettre à jour le cartable des mesures d’urgence;
• Assurer le rôle de chef de secteur lors d’une situation d’urgence (PMU);
• Effectuer toutes autres tâches connexes(système d’alarme, cartes d’affaires etc.).

Exigences

• Diplôme d’étude secondaire;
• Formation au niveau secrétariat, bureautique, administratif ou connexe, un atout;
• 5 à 8 ans d’expérience à titre de réceptionniste dans un environnement semblable;
• Grandes connaissances de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook);
• Excellentes compétences encommunication écrite et verbale;
• Bilingue (français et anglais).

Aptitudes

• Capacité de travailler avec des délais serrés et d’entreprendre plusieurs activités à la fois et ce dans un environnement à rythme rapide;
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps;
• Aisance dans des relations interpersonnelles et de communication;
• Avoir une attitude et une présentation professionnelle;
• Orienté vers leservice à la clientèle;
• Capacité de traiter des informations confidentielles avec un haut degré de diplomatie;
• Grands soucis du détail.

Conditions de travail

• Horaire de 37.5 heures semaine (à l’occasion des heures additionnelles sont nécessaire);
• Déplacement occasionnel (pour certains achat et à la poste).