Réceptionniste

OFFRE D’EMPLOI : RÉCEPTIONNISTE

3 avril au 22 juin 2018

NOTRE OBJECTIF : FAIRE VIBRER LE CŒUR DE QUÉBEC

Depuis 1992, le Carrefour international de théâtre organise un festival de calibre international dans la ville de Québec ; il est également producteur du grand spectacle déambulatoire Où tu vas quand tu dors en marchant… ? qui a déjà rejoint plusieurs centaines de milliers de spectateurs. Grande fête du théâtre et de la création, nous voulons faire découvrir à différents publics des artistes, des œuvres et des spectacles dans lesquels le cirque, la musique, la danse, les arts visuels et les nouvelles technologies s’allient au théâtre pour innover et surprendre.

DESCRIPTION DU POSTE

Le titulaire du poste assiste l’adjointe exécutive dans son travail d’accueil et de gestion des activités du bureau, principalement la réception (prise d’appels et accueil des visiteurs) et le traitement du courrier (électronique, postal et messagerie).

RÉCEPTION ET SECRÉTARIAT

• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et prendre les messages ;
• Accueillir les visiteurs et donner de l’information ;
• Procéder à l’ouverture et à la fermeture du bureau et des lignes téléphoniques ;
• Assister l’adjointe exécutive dans la gestion des équipements et des fournitures de bureau ;
• Veiller à ce que les aires communes soient propres et fonctionnelles ;

CORRESPONDANCE

• Distribuer le courrier postal aux destinataires ;
• Expédier le courrier par la poste ou par messagerie ;
• Effectuer le suivi du courrier dans la base de données FileMaker ;

BASES DE DONNÉES

• Effectuer de la saisie de données ;
• Mettre à jour les fiches des employés, des bénévoles et des clients dans la base de données ;
• Générer des listes d’invitations à partir de la base de données et préparer des étiquettes de publipostage ;

SUPPORT

• Effectuer divers travaux de soutien pour les différents départements en préparation du festival ;
• Expédier les billets de spectacles aux acheteurs par la poste ;
• Préparer les éléments de billetterie (listes et billets) à remettre pour les représentations du soir ;
• Imprimer et plastifier les accréditations des invités et des employés du festival ;
• Apporter du support aux nouveaux employés pour l’utilisation des équipements de bureau ;

CONDITIONS

• Poste temporaire à temps plein débutant le 3 avril et se terminant le 22 juin 2018
• Horaire régulier : 35h par semaine (lundi au vendredi)
• Horaire pendant le festival : 40h par semaine (lundi au samedi ou dimanche au vendredi)
• De la disponibilité supplémentaire peut être exigée pour certains événements spéciaux
• Rémunération selon la politique salariale de l’entreprise

PROFIL RECHERCHÉ

• Habilités en service à la clientèle ;
• Excellent français parlé et usage fonctionnel de l’anglais ;
• Expérience en travail général de bureau ;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Connaissance du logiciel FileMaker (un atout) ;
• Connaissance du milieu théâtral et événementiel (un atout) ;
• Diplomatie, sens de l’organisation, autonomie, adaptation au stress, capacité à travailler en équipe.

Vous souhaitez relever ce défi ? Envoyez-nous votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, au plus tard le 19 mars 2018.

Le genre masculin est utilisé comme générique uniquement dans le but d’alléger le texte.