Réceptionniste

• Recevoir les appels et les rediriger aux personnes concernées
• Accueillir les visiteurs
• Accueillir les nouveaux membres (chercheurs, professionnels, étudiants) et les stagiaires
• Réserver les salles de conférence et en assurer leur bon état en tout temps
• Gérer la logistique des espaces de travail pour les visiteurs et les cubicules pour les étudiants et professionnels de recherche
• Distribuer et affranchir le courrier du jour, et envoyer les enveloppes et colis par messager (Purolator, Courrier Plus, Globex)
• Préparer la documentation pour les événements (badges, porte-noms, pochettes, programmes), en collaboration avec la coordonnatrice des événements
• Installer et débarrasser les plateaux de nourriture, boissons, café, thé, assiettes, ustensiles, serviettes de papier et poubelles lors des événements
• Aider à la mise en place des salles pour les événements
• Combler les besoins logistiques pour chaque réunion ou rencontre : boissons, repas ou collations, matériel informatique, badges, etc.
• Préparer des lettres et autres documents en soutien à l’équipe administrative
• Faire des photocopies et envoyer des télécopies et des courriels
• Saisir les données requises dans le tableau de bord (interventions médiatiques, mise à jour de la liste des étudiants et professionnels de recherche)
• Préparer le bordereau de dépôt pour la banque et faire les dépôts et les copies de chèque à remettre à l’adjointe à l’administration
• Gérer les cartes d’accès (commande, émission et annulation) et informer l’administration de l’édifice de tous changements ou problématiques quant à l’entretien des espaces de bureaux
• Gérer les réservations d’hôtels pour les membres visiteurs et les conférenciers, et les réservations de train et restaurants
• Remplir le photocopieur et les imprimantes de papier et signaler tout problème technique au responsable de TI
• Commander le papier, fournitures de bureau, enveloppes, cartes d’affaires, plaques logo des partenaires, cartouches d’encre, etc.
• Commander eau, jus, boissons gazeuses, lait, crème (IGA), vins (SAQ), café, et autres produits nécessaires aux événements et à la cuisine
• Commander la nourriture pour les événements auprès du traiteur, en collaboration avec la coordonnatrice des événements
• Prendre en charge la vente du café
• Assurer la propreté et le bon usage de la cuisine, les espaces communs et les salles de réunion en tout temps
• Partir le lave-vaisselle à la fin de la journée et le vider le lendemain matin
• Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin

Qualifications requises

1. Connaissance informatique requise (Windows) : Word, Excel, Powerpoint
2. Français et anglais parlés et écrits

Ponctualité, assiduité et flexibilité