Réceptionniste - Adjoint administratif / adjointe administrative

Agissez à titre de premier contact auprès de notre clientèle.

Un rôle essentiel au sein d’une équipe professionnelle à dimension humaine.

Soyez à l’origine du premier contact avec notre clientèle en agissant à titre d’ambassadeur/ambassadrice de l’équipe Collins notaires. Occupant un rôle aux multiples tâches et responsabilités, vous aurez l’occasion de mettre à profit vos compétences au sein d’un cabinet de services professionnels où votre talent prend tout son sens. Joignez une équipe stimulée par la rigueur et la distinction du service offert à ses clients. Donnez un nouveau sens à votre carrière ; de nouvelles possibilités s’offrent à vous.

L’étude notariale Collins Notaires est la recherche d’un nouveau collaborateur/nouvelle collaboratrice pour joindre son équipe à titre de réceptionniste - adjoint(e) administratif (ve) dans le cadre d’un remplacement d’une année pour un congé de maternité/parental.

Équipe dynamique située au centre-ville de Montréal, Collins Notaires se compose actuellement de six (6) notaires et d’une équipe dédiée offrant des services professionnels de notariat spécialisés notamment en droit immobilier et en droit familial, en collaboration avec des cabinets juridiques.

Pourquoi choisir de joindre l’équipe de Collins Notaires ?

De multiples avantages qui font toute la différence.

• Bénéficiez d’une variété de responsabilités au sein d’un rôle stimulant.
• Joignez une équipe compétente, dynamique et collaborative.
• Un bel environnement de travail situé au centre-ville de Montréal, facilement accessible en transport en commun.  
• Une ambiance de travail où règnent les valeurs de respect, de collaboration et d’ouverture.
• Profitez d’un horaire de travail de 35 heures, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.
• Une occasion de mettre à profit vos habiletés, vos compétences et tout votre potentiel.

Un rôle aux multiples responsabilités.

Première vitrine de l’organisation, votre rôle essentiel à l’organisation est d’assurer un premier contact professionnel et accueillant auprès de notre clientèle. Sous la responsabilité du directeur des services corporatifs, vous accueillerez et redirigerez les appels et les visiteurs au sein de l’organisation. Par votre polyvalence, vous soutiendrez l’équipe dans la réalisation de tâches et responsabilités administratives variées.

Principales responsabilités :

• Accueillir, renseigner et diriger les clients et les visiteurs vers la personne appropriée ;
• Recevoir et traiter les appels entrants ;
• Coordonner, affranchir, trier et poster la correspondance et les colis ;
• Offrir un soutien administratif à la direction et au personnel du cabinet ;
• Réviser, rédiger et mettre en page des documents, et ce autant en français qu’en anglais ;
• Créer des étiquettes et faire le montage ou la préparation de documents ;
• Veiller à la mise à jour de fichiers ;
• Coordonner les réservations de la salle de conférence ;
• Classer et mettre à jour des dossiers ;
• Effectuer des photocopies, la numérisation et l’archivage des dossiers ;
• Toutes autres tâches liées au poste.

Profil recherché. 

Vos qualifications

• Vous êtes titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou attestation d’études collégiales (AEC) en administration/bureau, une attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique ou tout autre diplôme pertinent ;
• Vous avez minimalement de deux à cinq (2 à 5) années d’expérience dans un rôle similaire. Une expérience dans un milieu des services professionnels (un fort atout) ;
• Vous avez une très bonne maîtrise de la Suite MS Office (Word, Excel et Outlook) et de Windows. Vous avez une aisance avec l’usage d’un système/une console de téléphonie ;
• Vous avez une excellente maîtrise de la langue française et la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit (bilinguisme).

Vos compétences et aptitudes

• Sens aiguisé du service client ;
• Facilité à entrer en relation et interagir avec la clientèle ;
• Professionnalisme, haut sens des responsabilités, ponctualité et assiduité ;
• Sens de l’organisation grandement développé et une bonne gestion des priorités ;
• Autonomie, initiative et polyvalence ;
• Excellentes relations interpersonnelles, entregent et capacité à travailler en équipe ;
• Rigueur, minutie et attention aux détails ;
• Capacité d’accomplir les tâches et responsabilités avec rapidité et précision ;
• Débrouillardise et un intérêt marqué pour l’amélioration des méthodes de travail ;
• Capacité d’adaptation et à l’aise dans un environnement de travail dynamique et rapide ;
• Grande discrétion et grand respect de la confidentialité.

Vous vous reconnaissez ? Ce défi vous intéresse ?

Transmettez-nous votre candidature sans délai !

Pour postuler, nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae avant le 26 août 2018. Toutes les candidatures seront traitées confidentiellement.

Nous remercions chacun des candidats de leur intérêt ; veuillez toutefois prendre note que seules les candidatures retenues seront contactées.

* Veuillez prendre note que le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. *