Réceptionniste - Adjointe administrative

Réceptionniste – adjointe administrative

Fonctions :

La titulaire de ce poste sera le premier point de contact pour les visiteurs et les appels téléphoniques placés directement à nos bureaux.  Elle sera responsable de présenter un haut niveau de professionnalisme, une apparence soignée, et d’apporter un support aux employés, clients, fournisseurs, postulants et visiteurs.  Elle sera aussi responsable de tâches administratives pour le bureau.

Responsabilités :

• Accueillir et assister les employés, les visiteurs, les clients, les postulants et les fournisseurs, et les diriger vers les personnes appropriées;
• Opérer le système d’intercom;
• Répondre aux appels et transférer aux personnes appropriées;
• Maintenir le journal de visites et les enseignes pour les visiteurs VIP;
• Maintenir et mettre à jour le système de cartes d’accès pour employés;
• Organiser le ramassage du courrier et les livraisons;
• Voir à la distribution des fax, du courrier et matériaux livrés;
• Maintenir et mettre à jour les listes téléphoniques;
• Organiser les salles de conférences pour réunion et connexion par polycom;
• Émettre les cartes d’accès temporaires aux visiteurs et instructions pour le stationnement;
• Maintenir l’organisation des porte-noms;
• Peut  avoir à maintenir la bibliothèque du centre (matériel audio, vidéo, livres);
• Préparer les notes et les communications tel que requis dans les délais prescrits;
• Commander et maintenir un inventaire des fournitures;
• Fournir une assistance en matière de carte de la ville, numéros de téléphone, restaurants, fleuristes, etc.

Exigences :

• Diplôme d’études secondaires;
• Minimum de deux ans d’expérience pertinente en administration et/ou réception;
• Bilinguisme : Confortable en Français et en Anglais à l’oral et à l’écrit;
• Bonnes maîtrise de la suite MS Office;
• Grand sens de l’organisation;
• Débrouillardise;
• Dynamisme;
• Professionnalisme et apparence soignée.