Réceptionniste / Adjointe administrative

Vous avez le goût de vous joindre à une équipe dynamique et travailler dans un lieu inspirant?  Cette offre est pour vous.

Sous la responsabilité du la Vice-présidente Jouviance, le poste consiste à offrir du soutien administratif et à travailler en étroite collaboration avec nos représentants, le personnel du bureau et les différents types de clients. Plus concrètement, les responsabilités se divisent en quatre champs de responsabilités :

Service à la clientèle :

• Diriger les appels téléphoniques
• Distribuer le courrier et les fax reçus chaque jour au bureau
• Première répondante pour tous les visiteurs et /ou transporteurs entrant
• Répondre aux demandes de suivis de livraison

Gestion de la boutique du bureau :

• Gestion de l’inventaire (prise d’inventaire, transfert, etc.)
• Enregistrement des commandes dans Sage
• Exécuter la préparation des commandes de la boutique et assurer les expéditions

Expédition des colis :

• Préparation des colis
• Assurer les échanges par courrier entre le bureau et l’entrepôt chaque jour
• Organiser l’expédition des colis partant du bureau (Poste Canada, Dicom, Fedex, Courrier performance)

Aide à la comptabilité :

• Préparer paiement/factures pour les démos
• Vérification de certains comptes de dépenses
• Autres taches comptables

Assurer Taches administratives :

• Commander les articles de papeterie, café et divers articles pour le bureau et l’entrepôt, vérifier l’inventaire de la papeterie et veiller au rangement
• Booking et réservation (hôtels et vols) pour les membres exécutifs
• Répondre à diverses tâches connexes

Compétences et savoir-faire :

• DEC en Administration ou dans un domaine connexe
• 4 à 5 ans d'expérience minimum
• Bilinguisme français / anglais requis
• Maîtrise la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
• Idéalement connaissance de système de comptabilité Sage, SAP ou autres système
• Possède une capacité d'organisation
• Travail de façon autonome et possède un sens de l'initiative
• Est capable de gérer les priorités et son temps de façon efficace

Nous analysons toutes les candidatures. Toutefois, seuls les candidats répondant au profil recherché seront contactés en entrevue