Responsable de la gestion du bureau

RESPONSABILITÉS CLÉS

Gestion de l’organisation

• Selon les dossiers sous sa responsabilité, collabore avec et soutient la direction et l’équipe au niveau des instances de gouvernance du Conseil;
• Formule des recommandations à la direction;
• Participe et soutient les activités du comité interne des membres en collaboration avec le président du comité;
• S’assure que l’organisation est suffisamment outillée pour le fonctionnement général pour réussir ses différents mandats.

Gestion des membres et des opérations

• Assure la mise à jour continue de la base de données des membres et coordonne les renouvellements. S’assure également de la bonne gestion de l’ensemble des bases de données;
• Assure l’accompagnement des membres et des clients dans les processus d’adhésion, de renouvellement ou d’inscription;
• Assure le suivi des inscriptions aux événements et aux formations organisées par le Conseil;
• Assure le suivi et la répartition des communications téléphoniques et électroniques;
• A sous sa charge le courriel général afin de guider les membres et les clients vers les bonnes ressources.

Finances et comptabilité

• Organise et gère le système comptable afin de s’assurer d’une reddition de comptes généraux et par projet répondant aux besoins de l’organisation. Coordonne le processus budgétaire, l’audition annuelle, la paie, le contrôle et la gestion des transactions;
• Supporte le travail de la direction et de l’équipe dans la création de rapports financiers pertinents à la prise de décision.

Autres tâches connexes

• Soutient les opérations logistiques des formations, des événements et des communications;
• Travaille sur des projets spéciaux à la demande de la direction, notamment les activités liées au financement (correspondances, etc.).

Imputabilités

• Rends compte à la direction des résultats identifiés dans son évaluation annuelle, dans la programmation annuelle et dans la planification stratégique selon les dossiers qui lui ont été confiés.

Compétences recherchées :

• Expérience en gestion de bureau et en comptabilité;
• Bonne maitrise du français parlé et écrit;
• Maitrise de l’anglais parlé et écrit;
• Disponibilités certains soirs;
• Fortes aptitudes pour le service à la clientèle;
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers;
• Connaissance du fonctionnement des OBNL (atout);
• Expérience dans le travail en équipe;
• Connaissance éprouvée des logiciels de la Suite Office;
• Facilité en gestion de site internet et des outils informatiques;
• Connaissance de base de Drupal (atout);
• Capacité d’apprendre rapidement et sens de l’initiative;
• Diplôme dans un domaine approprié;
• Intérêt pour le développement durable.