Responsable de l'administration

Responsable de l’administration

Date limite pour l’envoi des candidatures : Le 7 octobre 2015

Lieu : Montréal (Québec)

L’Atelier Circulaire est présentement à la recherche d’une personne consciencieuse et dynamique pour pourvoir le poste de responsable de l’administration.

L’Atelier Circulaire est un centre d’artistes voué à la création, à la recherche, à la diffusion et à l’éducation en arts imprimés. Il a comme objectif de préserver et d’enseigner les techniques traditionnelles de gravure tout en intégrant les nouvelles technologies et les pratiques contemporaines reliées aux arts d’impression. L’Atelier Circulaire offre des programmes et des services aux artistes professionnels et au grand public. Il fournit un lieu de travail et de l’équipement spécialisé pour la gravure en creux, la lithographie, le relief, la sérigraphie et l’impression numérique. Il accueille des artistes en résidence, organise des expositions et des conférences, et offre des démonstrations, des cours et des stages spécialisés en arts imprimés.

Description du poste :

Nous recherchons une personne polyvalente qui saura prendre en charge les activités d’administration de l’organisme ainsi que certaines tâches liées à la comptabilité de tous les départements de l’Atelier Circulaire. Sous la supervision du coordinateur général, le/la responsable devrait :

• Veiller à la mise en place et au respect des procédures administratives écrites en cohérence avec les politiques administratives de l’Atelier;
• Prendre en charge les opérations administratives de fonctionnement;
• Effectuer les opérations administratives des services donnés par l’organisme;
• Gérer les comptes d’adhésion et d’inscription;
• Prendre en charge les opérations administratives des activités et projets spéciaux;
• Préparer les rapports d’activités pour le coordonnateur général, le conseil d’administration et les bailleurs de fonds;
• Proposer des solutions administratives et des outils de gestion reliés aux activités ou projets de l’Atelier. Description de tâches du responsable de l’administration;
• Voir à l’organisation et au classement des dossiers administratifs;
• Encadrer et superviser les bénévoles et les stagiaires en administration;
• Assurer le service à la clientèle;
• Mettre en place des procédures comptables écrites en cohérence avec les politiques comptables de l’Atelier;
• Faire le suivi des comptes à payer et à recevoir (fournisseurs, etc.);
• Tenir les livres comptables (chèques, dépôts, cotisations, ventes, achats, paies, etc.) et, conjointement avec la commis comptable, préparer tous les documents nécessaires à la conciliation bancaire;
• Assurer le suivi comptable de tous les départements de l’Atelier (espaces d’exposition, magasin, atelier de taille douce, atelier de lithographie, atelier numérique, atelier de sérigraphie);
• Codifier et comptabiliser les factures d’achats, de ventes et appliquer les TPSTVQ selon les exigences gouvernementales à cet effet;
• Transmettre les informations de la paie à la comptable externe, préparer le paiement des salaires et en faire l’enregistrement au logiciel comptable;
• Fournir les outils financiers et la documentation nécessaires à la préparation des états financiers annuels par une firme comptable indépendante;
• Collaborer à la préparation de rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels, et des budgets des divers départements de l’Atelier;
• Préparer les rapports financiers nécessaires aux demandes de subventions (CALQ, CAM, Emploi Québec, etc.);
• Collaborer à l’analyse et à l’interprétation des états financiers (dans le but de voir si les chiffres correspondent avec les projections de l’Atelier;
• Assister le coordonnateur général dans la recherche et le développement de nouvelles sources de financement;
• Collaborer avec le coordonnateur général à la rédaction de demandes de subventions et autres campagnes de financement, en ce qui a trait à l’administration et à la comptabilité;
• Effectuer toute autre tâche demandée par le coordonnateur général.

Aptitudes recherchées :

• Formation en administration, comptabilité ou dans un domaine connexe;
• Expérience pertinente minimum de deux ans en administration et comptabilité;
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
• Débrouillardise, autonomie, initiative et polyvalence;
• Très bon sens de l’organisation, souci du détail et adaptabilité;
• Capacité à travailler en équipe;
• Bon humour et attitude positive;
• Maîtrise des outils informatiques : Suite Office, Simple comptable;
• Connaissance du milieu des OBNL;
• Connaissances des centres d’artistes et de la gravure (un atout).

Entrée en fonction : Novembre 2015

Lieu de travail : 5445, av. de Gaspé espace 105

Poste à temps plein. Période d’essai de 3 mois.

Salaire : à discuter

Conditions : être admissible au programme de subvention salariale d'Emploi Québec.

Pour postuler : Les personnes intéressées ont jusqu'au mercredi 7 octobre pour soumettre leur candidature en faisant parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation par courriel en précisant dans l'objet "Candidature au poste de Responsable administratif" au Coordinateur général de l’Atelier Circulaire.

Seules les personnes retenues seront contactées.