Responsable de l'administration

Poste : RESPONSABLE DE L’ADMINISTRATION

Fondée en 1948, La Société Pro Musica est un organisme sans but lucratif dont la mission est de diffuser de la musique de chambre à Montréal via différentes séries de concerts. Pro Musica présente une vingtaine de concerts par année.

Responsabilité principale : assister la direction générale dans les divers aspects de la diffusion de musique de chambre et la gestion de l’organisme.

Responsabilités:

Communications

• Accueil (téléphones, courriels, soirs des événements) et suivis ;
• Mise à jour du site web ;
• Préparation et publication de diverses communications avec les partenaires dont une infolettre (français et anglais) et du contenu avec interactions sur médias sociaux ;
• Préparation et publication de communiqués de presse (français et anglais) ;
• Insertion et mise à jour d’une base de données pour clients, incluant abonnés ;
• Communications, sollicitation et suivis auprès des abonnés et abonnés potentiels.

Présentation de concerts et événements spéciaux

• Préparation de contrats pour les interprètes ;
• Préparation et recherche d’informations pour la conception des programmes de concerts (photos, biographies, notes de programme, etc.) ;
• Rédaction et impression des programmes de concerts à l’aide du logiciel Publisher ;
• Coordination et suivi des publicités produites pour les concerts ;
• Gestion des billets de faveurs ;
• Accueil lors des concerts ;
• Rédaction de rapports (C.A., gouvernement) suivant les différents évènements.

Tenue de livres et finances

• Entrée de données (logiciel Simple Comptable) ;
• Paiement de factures ;
• Production de remises gouvernementales ;
• Impression et transmission de lettres de sollicitation ;
• Production et transmission de reçus d’impôts pour les dons recueillis et suivis ;
• Soutien aux demandes de subventions ;
• Préparation et suivi des réunions et activités à caractère professionnel de la direction générale et des membres du conseil d’administration : comités internes, rencontres, voyages, formations professionnelles, colloques, levée de fonds, etc. ;
• Gestion de la base de données, des envois et de l’archivage des dossiers ;
• Achat des fournitures de bureau ;
• Toutes autres tâches connexes.

Connaissances et compétences requises pour le poste

• Formation et expérience pertinentes ;
• Très bonne connaissance du français/anglais (oral et écrit) et excellentes capacités rédactionnelles ;
• Posséder d’excellentes  habiletés de communication et entregent avec la clientèle ;
• Maîtrise de l’environnement PC, des réseaux sociaux et des logiciels suivants : Microsoft Word, Excel, Access, Publisher et Simple Comptable ;
• Faire preuve d’autonomie, de souplesse et d’une capacité éprouvée à travailler en équipe ;
• Posséder un sens des priorités et du respect des échéanciers ;
• Faire preuve de méthodologie, d’une grande rigueur et de minutie ;
• Faire preuve de discrétion ;
• Intérêt pour la musique classique.

Conditions

Durée de l’emploi : remplacement pour congé de maternité (1 an)

Temps partiel (24h/semaine, répartis sur 4 jours)

Salaire : 20$ de l’heure

Date d’entrée en fonction : 28 mars 2016

Lieu de travail : bureaux de Pro Musica : rue Ste-Famille, angle Milton à Montréal

Envoyez votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intérêt à l’attention de François Pilon, directeur général, avant le lundi 7 mars 2016.

Pro Musica vous remercie de votre intérêt pour ce poste. Seuls les candidats(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.