Responsable service et logistique événementielle

Description de poste

Sous la supervision de la direction, le/la Responsable service et logistique événementielle assumera des tâches relatives au service à la clientèle et au support administratif (répondre aux demandes d’information, invitations, inscriptions, facturation, etc.) pour les membres, les bénévoles et les partenaires. Il/elle établit et maintien des relations avec les membres et les bénévoles. Il/elle travaille au déploiement des différentes activités et événements du Conseil (logistique, accueil, formations, suivi avec les partenaires, fournisseurs et partenaires). Il/elle travaille en collaboration avec la direction et les comités qui visent principalement l’organisation des activités éducatives et événementielles du Conseil. Il/elle participe aux réunions d'équipe, ainsi qu’aux activités/événements et représente l'organisation dans des activités connexes pertinentes au rayonnement du Conseil et au développement de sa base de membres.

Principales responsabilités

• Développer et entretenir d’excellentes relations avec les membres, bénévoles, partenaires et toute personne entrant en contact avec le CBDCa-Qc;
• Répondre à diverses demandes d’information ou de soutien aux bénévoles;
• Participer au développement des stratégies d'acquisition de membres;
• Cultiver et maintenir des liens avec les différents intervenants en développement durable bâti au Québec;
• Appuyer la direction dans le déploiement de ses activités;
• Assurer la logistique en amont et sur les lieux lors d’activités;
• S’assurer à ce que les bénévoles collaborent aux activités suivant les attentes de la direction, pour les activités sous sa responsabilité;
• Trouver des opportunités de rayonnement pour le CBDCa-Qc et de recrutement de membres;
• Représenter le Conseil lors d’activités de réseautage et former les ambassadeurs-bénévoles;
• En collaboration avec les présidents bénévoles de comité, coordonner les efforts de l’ensemble des collaborateurs impliqués dans la réalisation des activités (être la ressource logistique/événementielle);
• Assurer le suivi des inscriptions aux activités et en appuyer la promotion;
• Effectuer un suivi serré afin d’assurer la saine gestion financière de chacune des activités;
• Se charger des achats/petites commandites en lien avec les activités, et assurer un suivi efficace;
• Négocier et suivre les ententes de services, d’échange et de location de salles/traiteur;
• Maintenir et assurer le partage de l’information entre la direction générale et les comités organisateurs;
• Assurer un soutien administratif et répondre à toute demande relative à la gestion du bureau;
• Contribuer à la promotion du CBDCa-Qc de façon à faire connaître sa mission, sa vision et ses principales réalisations auprès de la relève et des professionnels touchés de près ou de loin, par la conception/construction/gestion de bâtiments au Québec.

Profil recherché

• Expérience de travail collaboratif dans le milieu associatif et bénévole
• Connaître le secteur de l’environnement bâti durable, ainsi que ses acteurs
• Expérience dans l’organisation événementielle
• Excellentes aptitudes rédactionnelles en français
• Habiletés dans la gestion des outils de gestion d’organisation (CRM)
• Bilingue français/anglais
• Bonne maitrise d’Excel
• Polyvalence, débrouillardise et autonomie démontrée
• Capacité à travailler sous pression
• Formation en administration appréciée
• Habileté dans la gestion de partenariats
• Disponibilité occasionnelle en soirée de semaine

Conditions

• Conditions de travail courantes dans une OBNL.
• Temps plein, semaine 40 h, salaire à discuter.
• Entrée en fonction : janvier 2019