Secrétaire

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Le secrétaire travaille en collaboration avec les autres membres de l’équipe administrative du département des Ventes afin de maintenir les informations relatives aux offres, aux commandes et aux clients à jour dans le système informatisé et d’assurer un rôle de liaison avec les autres départements impliqués. Le candidat idéal garde une attitude positive et proactive dans toutes les situations et s’adapte facilement à un environnement changeant. Il communique avec aisance en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

TÂCHES & RESPONSABILITÉS

• Préparer et mettre à jour des offres et des commandes à l’aide du système informatisé;
• Assurer la coordination avec les divers départements impliqués avec le département des Ventes, notamment lors des revues de contrat;
• Supporter le personnel du département dans leurs tâches administratives (agenda, compte rendu, etc.);
• Offrir un support administratif aux gérants de compte lors de la préparation de voyage;
• Préparer les rapports de dépenses pour les gérants de compte;
• Tenir l’inventaire des articles promotionnels et de la papeterie;
• Mettre à jour la liste des contacts et effectuer des publipostages;
• Accueillir les visiteurs et s’assurer, en collaboration avec les gérants de compte, de la logistique pendant leur visite;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES

• Formation professionnelle : DEP en secrétariat ou équivalent;
• Maîtriser les logiciels de bureautique (Outlook, Word et Excel);
• Être bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (anglais et français);
• Être capable de gérer le stress;
• Avoir le sens de l’organisation et être structuré;
• Posséder de l’entregent, de la discrétion et une conscience professionnelle;
• Faire preuve de débrouillardise et d’autonomie quant au travail à effectuer.

ATOUTS

• Avoir de l’expérience dans un poste similaire.