Secrétaire administrative

Poste : Secrétaire administrative

L’ÉTAPE est un organisme à but non lucratif dont la mission consiste à favoriser l’intégration professionnelle des personnes en situation de handicap physique,  sensoriel, intellectuel, trouble du spectre de l’autisme fortement défavorisées sur le plan de l’emploi.

La présente offre vise à combler un poste de secrétaire administrative pour notre bureau de Laval.

Principales fonctions

• Assister le supérieur immédiat au niveau des tâches administratives de l’organisme
• Effectuer des recherches diverses, compiler des données, produire des statistiques et rédiger des comptes-rendues et / ou rapports
• Tenir les banques de données Excel à jour
• Effectuer les suivis auprès des conseillers concernant les dossiers des participants
• Rédiger des lettres et autres documents
• Participer à la préparation des réunions, rédiger l’ordre du jour et les procès verbaux; s’assurer de la distribution et du classement de ces documents
• Effectuer les demandes de renseignements auprès des fournisseurs, préparer et placer les commandes, effectuer les achats, préparer et analyser les soumissions (ex : papeterie, traiteur, etc.)
• Planifier la coordination et la réalisation de projets ou mandat.
•  Participer à la gestion du dossier des présences et des absences des employés
• Faire approuver les factures d’achat, les coder, y joindre les pièces justificative.
• Gérer la petite caisse.

 Autres tâches

• Rédiger les documents demandés par les collègues, tels les CV en s’assurant de leur bonne présentation et du respect des délais
• Recevoir et distribuer le courrier d’arrivée, affranchir et expédier tout le courrier de sortie
• Participer aux réunions d’équipe ainsi qu’aux activités ponctuelles de l’organisme
• Collaborer avec les membres de l’équipe
• Se charger de toute autre tâche nécessaire au fonctionnement efficace et harmonieux du bureau.

Connaissances et compétences requises

• DEC- DEP- AEC  en secrétariat ou expérience équivalente.
• Expérience en secrétariat un atout
• Compétences informatiques : suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Niveau avancé en Excel, nécessaire
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellent sens de l’organisation; capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
• Souci du détail et respect des délais
• Diplomatie, autonomie, discrétion
• Excellente aptitude à travailler en équipe.

Conditions de travail

Poste permanent

L’horaire est de 28 à 35 heures/semaine (4 à 5 jours semaine à discuter)

Salaire intéressant à être établi selon les qualifications et l’expérience, en vertu de la politique salariale en vigueur

Avantages sociaux intéressants : fonds de pension, régime d’assurance

Milieu de travail dynamique et stimulant.

Entrée en fonction

Immédiatement

 Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae, au plus tard le 31 octobre 2017

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature aura été retenue recevront un accusé de réception