Secrétaire administrative

L’ÉTAPE-Laval est un organisme à but non lucratif dont la mission consiste à favoriser l’intégration professionnelle des personnes en situation de handicap physique,  sensoriel, intellectuel, trouble du spectre de l’autisme fortement défavorisées sur le plan de l’emploi.

La présente offre vise à combler un poste de secrétaire administrative pour notre bureau de Laval.

Principales fonctions

• Assister le supérieur immédiat au niveau des tâches administratives de l’organisme
• Effectuer des recherches diverses, compiler des données, produire des statistiques et rédiger des comptes-rendues et / ou rapports
• Tenir les banques de données Excel à jour
• Effectuer les suivis auprès des conseillers concernant les dossiers des participants
• Rédiger des lettres et autres documents
• Participer à la préparation des réunions, rédiger l’ordre du jour et les procès verbaux; s’assurer de la distribution et du classement de ces documents
• Effectuer les demandes de renseignements auprès des fournisseurs, préparer et placer les commandes, effectuer les achats, préparer et analyser les soumissions (ex : papeterie, traiteur, etc.)
• Planifier la coordination et la réalisation de projets ou mandats
• Participer à la gestion du dossier des présences et des absences des employés
• Faire approuver les factures d’achat, les coder, y joindre les pièces justificatives
• Gérer la petite caisse.

Autres tâches

• Rédiger les documents demandés par les collègues, tels les CV en s’assurant de leur bonne présentation et du respect des délais
• Recevoir et distribuer le courrier d’arrivée, affranchir et expédier tout le courrier de sortie
• Participer aux réunions d’équipe ainsi qu’aux activités ponctuelles de l’organisme
• Collaborer avec les membres de l’équipe
• Se charger de toute autre tâche nécessaire au fonctionnement efficace et harmonieux du bureau.

Connaissances et compétences requises

• DEC- DEP- AEC  en secrétariat ou expérience équivalente.
• Expérience en secrétariat un atout
• Compétences informatiques : suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Niveau avancé en Excel, nécessaire
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellent sens de l’organisation; capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
• Souci du détail et respect des délais
• Diplomatie, autonomie, discrétion
• Excellente aptitude à travailler en équipe.

Conditions de travail

• Poste permanent
• L’horaire est de 28 à 35 heures/semaine (4 à 5 jours semaine à discuter
• Salaire intéressant à être établi selon les qualifications et l’expérience, en vertu de la politique salariale en vigueur
• Avantages sociaux intéressants : fonds de pension, régime d’assurance
• Milieu de travail dynamique et stimulant

Entrée en fonction

Immédiatement