Secrétaire administrative / Ressources humaines

Travailler chez CAA-Québec, c’est faire partie de notre équipe dévouée, animée par une passion : assurer la tranquillité d’esprit à chacun de nos membres en lui offrant des avantages, des produits et des services de haute qualité dans les domaines de l’automobile, du voyage, de l’habitation et de l’assurance.

Secrétaire administrative / Ressources humaines
Poste occasionnel à Québec (remplacement congé de maternité)
28 h par semaine

DESCRIPTION DES TÂCHES

• Vous accueillez les visiteurs et les employés qui entrent dans le secteur, vous leur répondez et les dirigez;
• Vous préparez les documents d’embauche du personnel;
• Vous effectuez l’ouverture et la fermeture des dossiers des employés dans le système;
• Vous procédez à l’adhésion des employés à l’assurance collective et répondez à leurs questionnements;
• Vous rédigez plusieurs types de lettres destinées aux employés (confirmation d’emploi ou d’assurance, changement de statut, etc.) et procédez aux changements nécessaires dans les différents systèmes du service;
• Vous faites différents suivis auprès des gestionnaires et des employés;
• Vous effectuez le classement, la révision linguistique et la mise en page de divers documents;
• Vous préparez les autorisations de débourser et vous les remettez aux personnes concernées pour signature et traitement;
• Vous faites l’inventaire et la commande des fournitures de bureau et d’autres articles;
• Vous procédez à la réservation de billets de train pour le directeur et les membres de l’équipe;
• Vous ouvrez le courrier et acheminez les divers documents aux membres de l’équipe;
• Vous offrez un soutien bureautique (suite Office) aux membres de l’équipe;
• Vous créez différents rapports à partir du système des ressources humaines;
• Vous réalisez toutes les autres tâches liées aux activités du service que peuvent vous confier votre supérieur et les membres de l’équipe.

EXIGENCES DU POSTE

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou formation dans un domaine pertinent (une expérience plus importante pourrait compenser une scolarité moindre; le diplôme de fin d’études secondaires est toutefois une exigence).
• 5 années d’expérience dans un poste similaire.
• Parfaite maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais (à l’oral et à l’écrit).
• Connaissance approfondie de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
• Sens de l’organisation, initiative et autonomie.
• Esprit d’équipe, facilité à communiquer, empathie et entregent.
• Minutie et souci du travail bien fait.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

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