Secrétaire administrative / secrétaire administratif

Secrétaire administrative, secrétaire administratif

Cabinet du directeur

Poste régulier, temps plein.

Votre milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Relevant de l'attachée d’administration du Cabinet du directeur, la secrétaire administrative ou le secrétaire administratif met à profit ses connaissances des techniques de secrétariat et des rouages administratifs pour assumer la responsabilité de certaines activités liées à la gestion financière et matérielle, à la gestion des données et aux communications internes et externes. De plus, cette personne libère sa supérieure immédiate de tâches administratives et veille au suivi des dossiers en son absence. Plus spécifiquement :

• Prépare la correspondance, les textes, les notes, les tableaux et les rapports à partir des demandes de son supérieur, de brouillons ou de textes déjà dactylographiés et corrige les textes ainsi produits. 
• Rédige la correspondance et les communications en faisant la cueillette, la recherche et l’agencement des renseignements nécessaires; effectue de sa propre initiative les réponses courantes.
• De façon à libérer son supérieur immédiat ou en l’absence de ce dernier, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes afin de les transmettre à son supérieur, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.
• Organise la logistique des activités du Cabinet du directeur : cueillette du matériel d’information, organisation des repas et convocation des participants, inscription à des réunions, congrès, colloques, cours, etc.
• En l’absence de son supérieur immédiat, tient à jour l’agenda du directeur, fixe les rendez-vous et les lui rappelle. Prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et en assure le suivi. Reçoit les visiteurs et les dirige à l’endroit approprié.
• Compile des données de toute sorte en vue de dresser des listes et des tableaux; procède à la création de fichiers. 
• En collaboration avec son supérieur immédiat, organise et prépare les réunions, convoque les participants, prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte rendu; en assure le suivi. Assume la responsabilité et le suivi de certains dossiers ou projets spéciaux. 
• Assure le caractère confidentiel des dossiers en toutes circonstances.
• Remplit les demandes de paiement (émission de chèques, factures, frais de voyage et de représentation, etc.) et les demandes d’autorisation d’engagement; en assure le suivi.
• Vérifie et assure le suivi des budgets. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs. Collabore à la rédaction des budgets. 
• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal, dans le respect des lois qui régissent le caractère confidentiel des dossiers personnels. S’occupe d’élaguer et d’archiver les dossiers semi-actifs.
• Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement du Cabinet du directeur.  Remplit les formulaires de demande d’achat.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Votre profil

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou diplôme d'études collégiales en administration
• Minimum de huit à dix années d'expérience de travail pertinente
• Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Excellente connaissance de la suite MS-Office 365 ainsi que de PeopleSoft (ou autre système équivalent)
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Disponibilité pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier
• Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

• Échelle salariale jusqu'à 60 164 $, selon les années d'expérience pertinente
• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 15 jours fériés
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Soumettre sa candidature

Directement sur notre site web.

Date limite pour postuler : Le 14 novembre 2017 à minuit.