Secrétaire de direction

Statut demploi : permanent, temps plein (35 heures), jour

Salaire offert : entre 40 et 44K selon expérience

Plusieurs années d'expérience en secrétariat de direction sont exigées

Le poste est situé dans le vieux Montréal

Critères d’admissibilité :

• Connaissances générales minimum requises:
• Excellente connaissance du français parlé et écrit;
• Connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit;
• Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles;
• Sens de l'organisation et de la planification;
• Aptitudes au travail d'équipe;
• Discrétion;
• Aptitudes à utiliser efficacement les logiciels de bureautique tels que Windows, Excel, Access, *Word, Power point, Internet, etc.

Formation académique minimum requise : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau

Expérience minimum requise : Deux (2) années d’expérience à un poste comparable.

Exemples d'équivalences généralement reconnues :

• Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et trois (3) années d'expérience à un poste comparable ou quatre (4) années d’expérience pertinente;
• Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et quatre (4) années d'expérience à un poste comparable ou six (6) ans d’expérience pertinente.

Principales responsabilités :

• Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions et dans l’évolution de divers mandats ou dossiers et effectue le suivi auprès des divers intervenants;
• Assure la gestion administrative de l’unité administrative, règle les questions complexes et litigieuses de nature administrative ou opérationnelle;
• Analyse la correspondance reçue et en dégage les actions, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au responsable de l'unité pour le traitement des dossiers;
• Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques et des visiteurs. Identifie les urgences et les priorités;
• Effectue les arrangements concernant la gestion de l’agenda du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.);
• Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits;
• Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues et en assure le suivi;
• Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives;
• Effectue la révision finale des documents émis tant par le personnel de son unité administrative que par celui d'autres unités afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. S’assure du respect des échéanciers;
• Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.