Secrétaire de direction

Description du poste et attentes

La personne devra exécuter du travail de secrétariat plus précisément :

• Effectuer la réponse téléphonique et le transfert des appels de l’administration ainsi que toutes autres demandes;
• Gestion del’agenda du directeur général : prise les rendez-vous et, en effectuer la confirmation;
• Exécuter un constant suivi des diverses demandes ainsi que des contrats;
• Gestion du courrier et des courriels sur une base quotidienne;
• Numérisation et impression de divers documents;
• Préparation de la salle de réunion en vue des séances du conseil d’administration.

De plus, celle-ci devra assurer le soutien documentaire en lien avec la gouvernance :

• Préparer les divers documents nécessaires au conseil d’administration;
• Assister aux réunions de divers comités et aux rencontres du conseil d’administration et procéder à la rédaction des procès-verbaux ainsi que des comptes rendus;
• Archiver les divers procès-verbaux et comptes rendus du conseil d’administration.

Finalement, celle-ci pourra être appelée à exercer toutes autres tâches connexes telles :

• L’archivage et le classement des divers dossiers administratifs;
• La saisie de données de ces dossiers sous forme de dossiers informatiques.

Description de la personne recherchée 

Le candidat recherché devra faire preuve d’autonomie en emploi et devra être en mesure d’effectuer le travail à l’aide des divers outils présentés ainsi qu’avoir un bon sens de l’organisation.

Il devra d’ailleurs faire preuve de proactivité et démontrer de la motivation à exercer le travail en proposant de nouvelles pistes de solutions dans le but d’apporter de constantes améliorations au travail tout en respectant les exigences du poste.

Il devra bien évidemment connaître la gouvernance puisqu’il sera appelé à préparer et participer aux divers comités et aux séances du conseil d’administration en produisant les procès-verbaux et comptes rendus.

Compte tenu des diverses informations transmises, la personne recherchée devra faire preuve de discrétion et de professionnalisme.

D’autant plus qu’elle devra avoir un bon sens de la communication puisqu’elle devra travailler en étroite collaboration avec le comité de direction.

La personne recherchée devra connaître la suite Office (Word et Excel) de niveau avancé et Idside puisqu’elle devra par moment rédiger des documents tout comme elle devra faire occasionnellement de la saisie de données.

Elle devra avoir une excellente maîtrise de la langue française

Elle devra avoir de préférence un DEC en bureautique ainsi qu'un minimum de 8 années d'expérience au sein d’un poste de secrétaire de direction.

Les conditions de travail sont très avantageuses

Seules les candidatures retenues seront considérées