Secrétaire de direction

LA TOHU EST À LA RECHERCHE D’UN(E)

Secrétaire de direction

(poste permanent temps plein)

Située au cœur de la Cité des arts du cirque, la TOHU est un lieu de diffusion, de création, d’expérimentation et de convergence entre culture, environnement et engagement communautaire. Elle est devenue, depuis sa création, en 2004 une référence en matière de développement durable par la culture.

Porté par des valeurs de sens : le respect, la solidarité, l’audace et le plaisir. La TOHU recherche une personne à même d’apporter un soutien administratif à la direction générale.

MISSIONS PRINCIPALES :

Sous la responsabilité du Directeur général, le/la titulaire du poste assure pour la Direction générale et le Festival les mandats suivantes :

• Assurer un soutien administratif : correspondances, courriels, recherche d’information etc.
•  Gérer l’agenda et les déplacements (tant locaux qu’à l’international), organiser et préparer diverses réunions pour la Direction générale et le Festival.
• Préparer, mettre à jour et diffuser des documents (ordre du jour, présentation, procès-verbaux, bilans de projets, communications internes,  listes de contacts et d’invitations…) et voir à leur diffusion et leur suivi.
• Accueillir, renseigner et orienter les délégations spécifiques et les professionnels lors de visites.
• Assurer le classement des divers documents selon les procédures de gestion documentaire en vigueur.
• Participer à l’amélioration des procédures et des méthodes de travail en lien avec l’administration.
• Préparer les comptes de dépenses et assurer le suivi.
• Assurer au besoin un soutien administratif aux membres du comité exécutif.
• Gérer de l’information délicate et confidentielle avec discrétion.
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences professionnelles et habiletés spécifiques

• Détenir un diplôme d’étude collégiale en administration / technique bureautique (ou toute autre discipline connexe);
• Plus de 8 années d’expérience pertinente dont au moins quatre années dans un poste similaire;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office (Microsoft);
• Excellentes connaissances du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit);
• Excellentes habiletés rédactionnelles et de communications.

Aptitudes et caractéristiques personnelles

• Tact, diplomatie et discrétion;
• Rigueur, autonomie; esprit d’initiative et de prise en charge;
• Habileté de communication; sens politique et intégrité;
• Habileté à organiser le travail et à gérer les priorités;
• Intérêt pour le secteur culturel et artistique.

Conditions du poste

• Contrat permanent, temps plein (40h/semaine)
• Flexibilité à travailler occasionnellement le soir et les fins de semaines.
• Salaire : selon l’échelle salariale en vigueur.

Rejoignez un organisme porteur de sens qui propose un cadre de travail unique et chaleureux! Si vous êtes intéressé soumettez votre candidature en signifiant ce qui vous motive au plus tard le 28 février 2018