Secrétaire juridique

Entreprise d’une renommée internationale dans laquelle les activités se déroulent rapidement et où votre travail est valorisé et apprécié au sein d’une compagnie chaleureuse et conviviale, souhaite embaucher une secrétaire juridique pour son contentieux.

Principales responsabilités :

• Préparer et saisir à l’ordinateur des lettres et des documents juridiques à partir de textes manuscrits ainsi qu’effectuer leur mise-en-page;
• Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s’ils sont conformes aux procédures établies et à l’usage grammatical;
• Fixer les rendez-vous et les dates des réunions ainsi que les conférences téléphoniques;
• Obtenir les signatures requises sur les documents légaux, faire les suivis et les rappels nécessaires;
• Établir et tenir à jour le système de classement (papier et électronique);
• Procéder à l’archivage des dossiers physiques ainsi que des originaux de contrats, selon les procédures établies;
• Assurer la mise à jour de divers fichiers et banques d’information sur Word et Excel;
• Gérer de manière efficace le courrier reçu et procéder aux envois de courrier (notamment par la poste, par messager ou à l’international);
• Effectuer les photocopies et/ou la numérisation de divers documents;
• Compléter des demandes immeubles et/ou mobilier, et demandes TI au besoin;
• Communiquer avec notre fournisseur pour les traductions juridiques;
• Remplacer et/ou aider le personnel de soutien administratif du service lors d’absence et/ou surplus de travail en coordination avec la Chef d’équipe; et
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la Chef d’équipe.

Exigences :

• Diplôme d’études collégiales en technique de secrétariat ou de bureau;
• Cinq (5) à dix (10) ans d’expérience pertinente;
• Expérience dans le milieu des affaires ou juridique;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit;
• Bonnes connaissances des environnements technologiques et des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment :
• Connaissance approfondie du logiciel Word et de ses fonctions avancées (par exemple, styles, numérotation et références automatiques, fonction de révision et tableaux) 
• UN TEST SERA EXIGÉ (note de passage : 80 % et plus); 
• Excellentes connaissances des logiciels Outlook, Excel et PowerPoint;
• Un bon jugement et un sens du détail;
• Faire preuve d’un professionnalisme exemplaire et d’un excellent esprit d’équipe ainsi qu’avoir une présentation distinguée;
• Être polyvalent et être capable de travailler sur plusieurs projets simultanément ainsi que respecter les échéanciers;
• Bonne capacité à travailler sous pression et gérer son stress;
• Personne dynamique, enthousiaste qui a une grande volonté d’apprentissage; et
• Faire preuve d’un sens poussé de l’organisation dans la priorisation des dossiers, d’autonomie, de proactivité.