Secrétaire - réceptioniste

Descriptif de l’entreprise :

Serespro est une entreprise qui a vu le jour en 1998 à Montréal, dans le quartier Rosemont. La compagnie, gestionnaire de ressources humaines, s’est spécialisée depuis 17 ans dans gestion et le recrutement de professionnel de la santé. L’entreprise est devenue chef de file de la gestion de ressources humaines spécialisées au Québec au niveau de la réadaptation.

En 2012, Serespro ouvre une deuxième division, mais cette fois, en éducation. La compagnie œuvre, depuis dans le secteur des services à la population et contribue à l’employabilité plusieurs centaines de professionnels au Québec.

Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne motivée et organisée pour occuper un poste au sein de notre équipe.

Responsabilités

• Effectuer la réception des appels téléphoniques;
• Accueillir les visiteurs;
• Faire le suivi des dossiers auprès de la clientèle, responsable de tout ce qui ressort d’un excellent service à la clientèle et de la gestion des locaux;
• S'occuper de la facturation suivi des payements pour les factures et autres, l’envoi des paies;
• Secrétariat :
  • effectuer des travaux de rédaction, de correction, à l'ordinateur, réviser et relire;
  • de la correspondance, des contrats, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des communiqués, des rapports et d'autres documents connexes ;
  • s’assurer de l’uniformité de la mise en page, mise en forme et traçabilité des documents;
  • ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne.
  • Préparation de documents à remettre à l’équipe chaque semaine;
• Effectuer des tâches de bureau générales : classement et organisation de dossiers; photocopie, télécopie, scan, envoi de courrier, création d'étiquettes, tenue de dossiers;
• Être responsable de la paye sous la supervision de la direction: gestion du cartable de payes, organisation de la réception des feuilles de temps;
• Répondre aux questions de nos employés externes en lien avec tout ce qui a trait au secteur administratif;
• Supporter et collaborer avec l'équipe pour assurer le soutien administratif pour toutes les activités de l'équipe au niveau de la paie, des avantages sociaux, de la facturation, de la comptabilité;
• Effectuer l’ouverture des dossiers des nouveaux employés au niveau de la comptabilité, fiche employée, contrats, tenue de dossiers. Assurer le suivi des renouvellements des permis des ordres professionnels, mise à jour des dossiers des employés de l’agence et de la paie;
• Effectuer toutes autres tâches connexes pour le Service (entrée de données, classement, etc.)

Exigences et conditions de travail

Niveau d'études : Collégial (AEC) terminé.

Années d'expérience reliées à l'emploi : 3 à 5 années d'expérience.

Description des compétences :

• Sens de l’initiative ;
• Sens de l’urgence ;
• Débrouillardise ;
• Minutie ;
• Discrétion ;
• Capacité à travailler sous pression.

Salaire offert : 14$ de l'heure de base

Nombre d'heures par semaine : le nombre d'heures pourrait être de 35 heures à 40 heures dépendamment des périodes de l’année.

Exigences du poste :

• (DEC) ou l’attestation d’études collégiales (AEC) en techniques de bureautique ou le diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite office : Excel, Word, PowerPoint;
• Être bilingue écrit et oral.