Secrétaire réceptionniste

Relevant du ou/ de la Contrôleur(e) des finances le/la titulaire du poste est responsable de la réception, de l’accueil de la clientèle, de la prise en charge des appels téléphoniques et du support administratif de secrétariat requis par la direction.

Le titulaire de ce poste est directement responsable du personnel suivant :

Aucun employé ne relève du titulaire du poste.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS:

Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y limiter :

Accueil et réception :

• Accueillir et diriger les clients et autres visiteurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service;
• Prendre les messages recevoir et filtrer les appels ainsi que le courrier.
• Noter les renseignements afin d’en assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités;
• Préparer les envois ou recevoir des colis par service de messagerie signer ou faire signer les bons de livraison ou réception;

 Secrétariat et services administratifs

• Procure tout le soutien administratif requis par l’équipe de direction et les différents services tels que le service de comptabilité, estimation, achats et ventes.
• Produire sur traitement textes ou autres logiciels, des rapports d’activités, correspondance d’affaires, appel d’offres, soumissions et documents de régie interne.
• Maintenir la liste téléphonique à jour et la liste des contacts.
• Faire l’inventaire des fournitures de bureau, s’assurer de maintenir des inventaires qui répondent aux exigences de l’entreprise. Obtenir l’autorisation d’achat de son supérieur et commander le matériel requis.
• Voir au maintien d’un système de classement efficace tant au niveau des dossiers papiers, qu’informatiques.
• Alimenter les équipements de bureaux en papiers et cartouches.
• Gérer les modifications à apporter sur le site Web à partir de l’application WordPress.
• Prendre le courrier à boîte postale, et au besoin faire des commissions pour l’entreprise

Gestion de l’information

• Acheminer les demandes de soumission à la direction reçues par courriel ou par le site Web.
• Acheminer les demandes de quittance au service de comptabilité.
• Acheminer les factures des fournisseurs reçues par la poste ou par courriel au service de comptabilité;
• Transférer les bons de commande/ client approuvés par la direction au service de comptabilité et au département de la production.
• Vérifier les courriels reçus de l’adresse « info » du service à la clientèle de manière à assurer un suivi et/ou transmettre l’information à la personne concernée;
• Planifier, coordonner les agendas de la direction;
• Effectuer, au besoin, toutes tâches connexes afin d’assurer la continuité des services. 
• Transmettre les projets à facturer (bons de commande ou soumissions) au service de comptabilité et s’assurer de bien identifier chacun des projets.

Gestion des dossiers de soumission :

• Procéder à l’ouverture des dossiers de soumissions : attribuer les numéros de soumissions dans Dropbox en respectant l’ordre de numérotation.
• Accompagner administrativement l’estimateur dans l’exercice de ses fonctions et dans la préparation et le suivi des dossiers de soumission.
• Faire les dénonciations de « jobs » et lettres de garanties

IMPUTABILITÉ:

• Assurer des normes d’éthiques et de communication dans ses contacts avec les gens et s’assurer que la qualité de ses interventions soit à l’image que désire véhiculer la direction à l’égard des relations d’affaires et du service à la clientèle.

COMPÉTENCES REQUISES

• DEP en secrétariat ou technique en bureautique
• Expérience de 5 ans et plus dans des fonctions similaires.
• Une expérience dans le domaine de l’industrie de la construction serait un atout.
• Connaissances informatiques : Windows, suite Office et Excel (niveau avancé).
• Grande capacité à communiquer en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Capable de gérer plusieurs lignes téléphoniques.
• Aimer travailler avec le public.
• Posséder des aptitudes pour la communication.

QUALITÉS REQUISES

• Contribuer par son attitude, à créer un climat favorable au travail d’équipe.
• Posséder des aptitudes à travailler sous pression.
• Être débrouillard et posséder une facilité à résoudre des problèmes.
• Sens de l'organisation, de la planification et de la gestion des priorités.
• Esprit d'équipe.
• Autonomie, rigueur au travail, sens de l’éthique et un souci du détail.
• Capacité d'écrire de façon claire et concise et dans le style approprié des documents de toutes sortes; savoir comment transmettre les messages qui obtiennent l'effet désiré.
• Capacité à prendre des décisions et résoudre les problèmes.
• Orienté vers l'action et axé sur les résultats.
• Grande polyvalence et flexibilité.
• Grande disponibilité.
• Courtoisie, diplomatie, discrétion et serviabilité font partie des valeurs de l’entreprise.