Spécialiste en gestion documentaire

Notre client, un chef de file dans la gestion de documents, est à la recherche d’un spécialiste en gestion documentaire pour un remplacement de congé de maternité.  Cette personne travaillera sur un mandat d’impartition du client, à Laval.  Le spécialiste sera responsable de garantir une approche constante, sûre et efficace de la gestion des documents de formats papier et électronique de l’entreprise, de leur création à leur élimination. 

Plus spécifique, cette personne aura les responsabilités suivantes, sans s’y limiter :

• Participe au processus de remplacement des outils et systèmes servant à gestion documentaire (Évaluation, sélection, configuration et migration);
• S’assure du repérage des documents archivés en effectuant des recherches dans les systèmes de gestion documentaire et en formant les usagers au besoin;
• Agit comme consultant interne pour fournir des avis sur des questions reliées à la gestion des documents administratifs;
• Rédige et fait respecter les politiques et procédures sur lesquelles repose la gestion documentaire;
• Recherche et analyse des lois applicables au domaine de la conservation et partage les résultats;
• Maintient à jour le plan de classification et le calendrier de conservation des documents;
• Participe à la conclusion d’ententes avec des fournisseurs liés aux activités de gestion documentaire (entreposage, destruction sécurisée, etc.)
• Reçoit, vérifie et archive les boîtes de documents semi-actifs;
• Assure la sécurité et la traçabilité des documents, incluant les meilleures pratiques de conservation;
• Effectue la saisie de données dans le système de gestion documentaire;
• Assure le soutien des divers groupes de l’organisation faisant face à des audits en assurant le repérage des documents concernés;
• Organise la destruction des documents inactifs, en se basant sur le calendrier de conservation;
• Organise des rencontres régulières au sein du Comité de gestion documentaire, rédige les présentations et anime les discussions lors de la réunion;
• Donne des formations ou des présentations en gestion documentaire;
• Coordonne les activités de gestion documentaire pour le personnel étudiant.

Exigences requises :

• Un minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle similaire;
• DEC ou certificat en archivistique;
• Bilingue (français et anglais);
• Excellente connaissance des logiciels de gestion des archives, LiveLink est un atout.

Nous sommes à la recherche de candidat faisant preuve de professionnalisme, étant organisé et ayant d’excellentes compétences interpersonnelles.  Cette personne doit avoir un bon sens des priorités et doit être orienté vers le client.  Un haut niveau de confidentialité et de discrétion est requis.