Superviseure des concierges et responsable du service à la clientèle

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Sous l’autorité du directeur général par intérim, la superviseure des concierges et responsable du service à la clientèle gère au quotidien les tâches reliées à son poste. De plus, elle doit assurer la supervision d’un poste d’agente de soutien administratif et réceptionniste, d'une agente de location à temps plein et d’une à temps partiel, d’un poste d’adjointe administrative, d’inspectrice de l’entretien des immeubles, de l’équipe de concierges et de l’agente responsable de quatre immeubles, responsable de la gestion du service à la clientèle d’un parc immobilier de 930 portes au total.Elle répond aux diverses demandes et plaintes et en assure le suivi. 

Elle assure un soutien au directeur général par intérim.

FONCTIONS

• Gestion de l’entretien
  • Supervise l’inspection des immeubles;
  • Suivi hebdomadaire avec l’inspectrice des immeubles.
• Tâches de bureau
  • Vérifie les commissions de location des agentes de location;
  • Supervise les modifications dans le bac (procédures et formulaires) de conciergerie de tous les immeubles.
• Gestion rattachée à la location résidentielle
  • Vérifie et autorise les demandes de logement ;
  • vérifie et approuve les baux ;
  • Fait faire la mise à jour mensuelle et annuelle des appareils ménagers ;
  • Voit à faire préparer et distribuer les listes d’inventaire des C & R pour la prise  annuelle d’inventaire et en assure la mise à jour à Hopem ;
  • Faire corriger, traduire, rédiger des ébauches, dactylographier, faire préparer la mise en page et la sauvegarde de formulaires, de lettres, de listes, de rapports et documents ;
• Gestion des ressources humaines
  • Supervise le travail d’un poste d’agente de soutien administratif et réceptionniste ;
    • Assure la dotation du poste ;
    • Établit les objectifs de rendement  et en assure l’atteinte ;
    • Gère les relations de travail ;
    • Met en place les mesures correctives et/ou conseille la direction générale sur les mesures à entreprendre ;
  • Supervise le travail d’un poste d’agente de location à temps plein et un poste à temps partiel :
    • Assure la dotation du poste ;
    • Établit les objectifs de rendement  et en assure l’atteinte ;
    • Gère les relations de travail ;
    • Met en place les mesures correctives à entreprendre ;
  • Supervise les postes d’adjointe à la direction et inspectrice de l’entretien des immeubles :
    • Assure la dotation du poste ;
    • Établit les objectifs de rendement  et en assure l’atteinte ;
    • Gère les relations de travail ;
    • Met en place les mesures correctives et/ou conseille la direction générale sur les mesures à entreprendre ;
  • Supervise le poste d’agent responsable du projet Place du Progrès ;
  • Assure le recrutement et la dotation des postes de concierges et supervise les postes de concierges ;
    • Contrôle la qualité du travail des concierges;
    • Administre les relations de travail en s’assurant des communications constantes et assure les communications entre la direction générale et les concierges;
    • Assure la formation et le suivi aux concierges ;
    • Voit au respect des obligations des concierges et les politiques de conciergerie ;
  • Rencontres hebdomadaires des employés sous sa supervision etsuivi des objectifs et projets en marche;
  • Rencontre et évaluation annuelle des employés sous sasupervision ;
  • Voit à la mise en application de la procédure lors d’embauche, decongédiement ou de démission de concierges ;
• Gestion de bureau
  • Voit à faire préparer l’ordre du jour des réunions administratives et de concierges et assure le suivi des actions ;
  • Coordonne avec l’adjointe à la direction l'organisation du souper de Noël de tous lesemployés de soutien;
  • Vérifie et fait la gestion de tous les courriels de demandes de location, réparations, plaintes ou autreset en assure le suivi ;
  • Fait la vérification périodique du classement informatique ;
  • Fait corriger, traduire, rédiger des ébauches, faire la mise en page et la sauvegarde de formulaires, de lettres, de listes, de rapports et documents.
• Autres fonctions
  • Effectue toute autre tâche connexe à son poste et/ou demandée par le directeur général par intérim.

QUALITÉS REQUISES

• Connaissance et expérience de la gestion administrative et des ressources humaines, normalement acquise par une formation de niveau collégiale ou par une expérience jugée pertinente;
• Expérience en service à la clientèle dans un rôle de contrôle de qualité;
• Expérience en résolution de problèmes;
• Connaissance de l’administration normalement acquise par une formation collégiale ou par une expérience jugée pertinente;
• Maîtrise du logiciel Word, Outlook. Connaissance des logiciels Excel, et Access, connaître Hopem, un atout.;
• Avoir une excellente maîtrise de la communication orale et écrite en français et en anglais;
• Maîtrise des règles de correspondance d’affaires et forte capacité de rédaction
• Bilinguisme parlé et écrit;
• Capacité à travailler sous pression;
• Leadership et sens de l’initiative;
• Sens de l’organisation.