Technicien(ne) en administration

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné. Dans le domaine de l’administration, la personne de cette classe d’emploi effectue divers travaux techniques à caractère administratif auprès de responsables d'unités administratives. Elle participe à l’élaboration de normes, de procédures et d’outils de gestion dont les spécifications lui sont fournies par du personnel cadre ou professionnel et à leur mise en application. Elle effectue toutes tâches techniques relatives à la production de la paie et toute production de rapports requis. Elle recueille, analyse et traite des données ou des informations en vue d’aider à la préparation du budget. Elle participe aux calculs relatifs à la charge et à l’allocation du personnel enseignant. En ressources humaines, elle effectue toutes tâches techniques relatives à l’engagement, à l’application des conditions de travail du personnel, à l’élaboration des plans de l’effectif et à l’application des processus de sécurité d’emploi. Quelque soit son domaine, elle est appelée à coordonner le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d'opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. Elle s’assure de contribuer et d’adhérer aux finalités du Programme santé, sécurité et mieux-être au travail et aux études et de les intégrer dans ses pratiques, dans ses activités quotidiennes et dans son développement professionnel. Elle respecte l’application de la politique et des procédures en matière de santé, sécurité et mieux-être au travail.

À titre d’information, voici quelques tâches spécifiques, et non limitatives, pour le secteur des enseignants reliées à ce poste :

RECRUTEMENT ET DOTATION :

• Préparer les ouvertures de concours (dans CVManager) pour chaque concours à combler (numéro de postes, description, exigences, etc.) selon l’information reçue en tenant compte des conventions collectives en vigueur ;
• Dresser la liste des candidatures reçues, préparer l’horaire des entrevues ;
• Assurer le bon déroulement des comités de sélection, réserver les locaux, contacter les membres des comités de sélection et les candidats retenus ;
• Effectuer les entrevues téléphoniques de pré-sélection et la prise de références ;
• Convoquer et accueillir les candidats (remise d’une pochette d’accueil, cueillette des documents pertinents à l’embauche) ;
• Effectuer les opérations en lien avec le Bureau de placement, s’il y a lieu.

RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES SOCIAUX :

• Évaluer et analyser le dossier du nouveau candidat (scolarité et expérience, calcul de l’échelon) ;
• Saisir à la paie les informations relatives à l’embauche ;
• Produire les contrats d’engagement et s’assurer de la mise à jour des données ;
• Transmettre toutes les transactions de paie à la Direction des finances (reclassification, modification d’échelon, assurance salaire, accident de travail, congé de maternité, etc.).

TRAITEMENT DES RÉGIMES D’ASSURANCES COLLECTIVES :

• Procéder aux adhésions ou modifications : Informer le personnel et recueillir différents documents ;
• Compléter et expédier de l’information et différents formulaires aux compagnies d’assurance et transmettre l’information à la compagnie d’assurance ;
• Saisir l’information appropriée au système de paie et s’assurer de la conformité de l’information avec la Direction des finances.

GESTION DE LA PRÉSENCE AU TRAVAIL :

• Accueillir et informer le salarié en assurance invalidité et s’assurer de la conformité des informations des documents remis ;
• Effectuer le suivi des dossiers d’assurance salaire tout au long de l’invalidité ;
• Ouvrir le dossier physique et consigner des notes évolutives au dossier ;
• Assurer les suivis nécessaires à la paie ;
• Effectuer le suivi des dossiers d’assurance salaire et autres ;
• Effectuer les suivis au dossier « santé et sécurité au travail ».

ADMINISTRATION DU RÉGIME DE RETRAITE DU PERSONNEL :

• Rencontrer le personnel pour des demandes de rachats de service, de retraite progressive, de rente de retraite, etc.
• Informer et valider avec le gestionnaire concerné les modalités de prise d’effet de retraite ;
• Compléter tous les formulaires requis et en assurer les suivis auprès de l’employé et de Retraite Québec.

Les qualifications requises pour ce poste sont : Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, notamment en gestion des ressources humaines ou en administration.

Les exigences particulières pour ce poste sont les suivantes :

• Posséder une connaissance des logiciels de la Suite Office (Word débutant et Excel intermédiaire) ;
• Être autonome ;
• Avoir une bonne capacité à communiquer et avoir de la facilité pour les relations interpersonnelles ;
• Avoir la capacité de travailler sous pression et composer avec de courtes échéances ;
• Démontrer une grande capacité à travailler en équipe ;
• Posséder un grand sens de l’organisation du travail ;
• Démontrer une bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
• Être disponible au travail aux périodes cruciales, principalement lors des semaines précédents les rentrées scolaires ;
• Posséder des connaissances relatives au secteur d’activités : traitement administratif des dossiers de la CNESST et système de gestion de la paie ;
• Capacité à interpréter des textes de conventions collectives ;
• Avoir des aptitudes à évaluer des situations, résoudre des problèmes, établir des priorités et respecter les échéanciers ;
• Avoir le souci du service à la clientèle ;
• Avoir des aptitudes pour effectuer des calculs ;
• Pouvoir apprendre dans l’action ;
• Avoir le sens des responsabilités et une bonne tolérance au stress ;
• Posséder un excellent français oral et écrit.

Tests requis :

Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à un test de français écrit et autres tests permettant de démontrer qu’elles ou qu’ils répondent aux exigences et qualifications ci-haut mentionnées.

À titre d'information, les systèmes informatisés suivants sont utilisés: CLARA-Pédagogie, CLARA-RH-Paie et CVManager.