Technicienne ou Technicien en administration - Formation continue

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers genres de travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de même que les personnes usagères des services concernés. En bureautique, elle coordonne le travail d’une équipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié, ou dans le domaine de la bureautique, ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES 

• Connaissance d’Excel avancé et de Word  intermédiaire;
• Connaissance d’un système informatisé de gestion, notamment CLARA (pédagogie et finances) et MIA un atout;
• Connaissance pratiques relatives aux secteurs d’activités;
• Connaissance des principes comptables.

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Dans le domaine de la gestion de la direction de la formation continue, elle recueille, analyse et prépare des données ou des informations en vue d’établir des besoins en matière notamment de budget et d’achat. Elle effectue les recommandations appropriées. Elle est appelée à coordonner le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d’opérations techniques dont elle est responsable et à initier ce personnel lorsqu'il est moins expérimenté.

Au niveau de la gestion financière elle effectue la facturation (étudiants, clients), supervise les transactions effectuées dans CLARA et MIA. Elle participe au suivi des budgets et effectue la comptabilisation des revenus à la suite des déclarations de clientèle. Elle participe à la gestion des frais dans CLARA et MIA et participe à la préparation des dossiers trimestriels et de fin d'année en collaboration avec le Service des ressources financières

Au niveau de la formation créditée elle inscrit les paramètres de session et crée les cohortes dans Clara. Elle inscrit les choix de cours des étudiantes et étudiants, gère le contrôle de la fréquentation scolaire, pour les cours financés par le ministère, et assure la conformité des dossiers étudiants. Elle transmet au Service de consultation et du cheminement scolaire les grilles programmes et les cours offerts. Elle crée l’horaire-maître et les temps de rencontre dans Clara et gère les attributions de cours. Elle produit les diverses statistiques. Elle produit la facturation des frais d’admission et des autres frais selon le Règlement numéro 2 du Cégep. Elle collabore avec le Service de l’aide financière en fournissant les informations nécessaires. Elle effectue les réservations de locaux pour les formations. Elle vérifie les attributions de cours par rapport à la paie. Elle fait activer les codes d’accès informatiques et demande les crédits d’impression des étudiantes et étudiants.

Au niveau de la formation non créditée elle produit les communiqués sur la page d’accueil et gère l’offre de cours non crédités sur MIA. Elle procède aux remboursements et tient à jour la liste des cours annulés. Elle produit et diffuse les rapports d’inscription. Elle effectue les réservations des locaux pour les formations, gère les
numéros de cours.

Au niveau de la RAC elle crée le dossier des candidats, les inscrits aux cours reconnus et entre les résultats d’évaluation dans Clara.

Au niveau de la coopération internationale elle vérifie les comptes de dépenses lors des retours de mission.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : octobre 2016

HORAIRE DE TRAVAIL : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, entre 8 heures et 17 heures

TARIF HORAIRE : entre 18,71 $ et 28,01 $